108 公務人員升官等薦任 檔案管理 檔案自動化 考古題詳解

核心觀念

本題分兩部分：第一部分要交代國家檔案資訊系統的組成及本章「資訊系統架構」涵蓋的管理事項；第二部分要說明機關檔案管理人員在前臺可使用的功能，重點是配合國家檔案移轉作業的一站式服務。

本題考查系統架構與建置原則，並非要求列舉檔案法條文。以下依民國 108 年的命題背景說明。

解題方法

先由「系統包含什麼」整理架構：分為核心系統與延伸功能；再由「架構範圍」補上系統建置原則及管理面向。第二小題則鎖定機關檔案管理人員使用的前臺，依移轉流程說明上傳及審查意見註記功能。

一、國家檔案管理與開放應用資訊系統架構之範圍（10 分）

（一）架構範圍

國家檔案管理與開放應用資訊系統架構，涵蓋國家檔案核心系統與延伸功能的建置原則，以及系統的資訊安全、變更管理與維運管理。其目的在支援國家檔案管理作業、提供檔案開放應用服務，並使系統能安全、穩定地持續運作。

（二）國家檔案資訊系統組成

1. 國家檔案核心系統

• 國家檔案資訊網（A+）：提供民眾查詢、檢索及應用國家檔案的服務。
• 機關檔案管理資訊網（ONLINE）：支援機關檔案管理人員辦理檔案移轉等作業，並與國家檔案管理流程銜接。

2. 國家檔案延伸功能

• 檔案資源整合查詢平臺（ACROSS）
• 檔案支援教學網（ART）
• 檔案時光盒（ATC）

延伸功能依不同主題或服務需求，擴大檔案資源的整合、教學及多元應用。

核心觀念

轉置（migration）是為了因應儲存媒體、檔案格式或軟硬體環境老舊，將數位檔案移至較新或較適用的環境，使檔案內容在長期保存後仍可讀取、理解及使用。轉置可能是媒體更新、格式轉換，或移至新的系統；其目的不是單純搬動位元，而是持續保存檔案的內容、脈絡、結構與可信性。

詮釋資料（metadata）是描述檔案及其管理、保存狀況的資料，常見類型包括：

• 描述性詮釋資料：題名、形成者、日期、內容摘要及檢索資訊。
• 結構性詮釋資料：檔案各部分的組成、順序及彼此關係。
• 技術性詮釋資料：檔案格式、版本、編碼、軟硬體環境等。
• 管理及保存詮釋資料：權限、保存期限、校驗資訊，以及檔案的保存處理歷程。

兩者的關係可概括為：詮釋資料使轉置可規劃、可驗證、可追溯；轉置則必須連同詮釋資料一併保存，並在必要時轉換或更新詮釋資料。

解題方法

本題可從「轉置前、轉置中、轉置後」說明詮釋資料如何支援轉置，並補充詮釋資料本身也可能需要轉置。

一、轉置前：以詮釋資料作為規劃依據

轉置前須掌握檔案的格式、版本、軟硬體依賴、檔案間關聯及重要特性，據以評估格式失效風險、選擇轉置方式及工具。描述性與結構性詮釋資料可用來確認檔案脈絡及組成；技術性詮釋資料則協助判斷檔案能否轉換，以及轉換後應保留哪些功能或呈現特性。

轉置前也應建立檔案清冊、校驗值及必要的基準資料，作為後續完整性與品質檢查的比較依據。

二、轉置中：保留檔案與詮釋資料的連結

轉置時，檔案內容與詮釋資料必須保持可辨識的關聯，避免檔案轉換後失去原有題名、形成者、日期、上下層級或與其他檔案的關係。若來源系統與保存系統使用不同的詮釋資料欄位或格式，應先建立欄位對照與轉換規則，確認必要欄位能正確移轉，並處理欄位定義、值域及格式的差異。

若詮釋資料附著於檔案內部，格式轉換可能改變或移除該資料；若詮釋資料另存於資料庫或清冊，則須確保檔案識別碼及關聯資訊在轉置後仍一致。

核心觀念

檔案格式是數位資訊的編碼與組織方式，規定資料如何排列、表示及解讀。使用者必須透過相容的軟體、硬體或技術環境，才能正確讀取檔案內容。因此，數位資訊的長期保存不只是保存儲存媒體上的位元資料，還要確保未來仍能辨識、讀取、呈現及利用內容。

格式一旦失去軟體支援、依賴特定廠商或硬體，或其規格未公開，檔案即使位元內容仍完整，也可能無法開啟或正確呈現。格式選擇因此直接影響數位資訊的可讀性、可用性、互通性及持續保存能力。

法規方面，依《檔案電子儲存管理實施辦法》第 2 條，轉置是因資訊系統軟硬體過時或失效，進行軟硬體格式轉換以利日後讀取的作業；同辦法第 5 條要求辦理檔案電子儲存時，參照相關規範採用適當的電子媒體及儲存格式。本題法規說明以命題當年（民國 108 年）法規為準。

解題方法：先說明格式風險，再提出保存作法

作答可依「格式為何影響保存—如何選擇格式—格式失效時如何處理」三層展開：

1. 格式風險與長期保存

• 格式與特定軟體或廠商緊密綁定，容易因產品停用或版本更替而無法讀取。
• 格式規格不公開，後續較難開發讀取或轉換工具。
• 格式過時、缺乏普遍支援，會增加檔案無法開啟、內容錯誤或呈現失真的風險。
• 若格式採用有損壓縮或轉換過程遺漏結構、字型、色彩、影音等資訊，也會影響內容的完整性與真實性。

2. 選擇適合長期保存的格式 優先考量規格公開、普遍採用、具跨平台支援、可轉換、文件自我描述能力佳，且不依賴單一軟硬體的格式。文件類檔案可考慮 PDF/A 等適合長期保存的格式；影像、文字、影音等各類檔案則應依內容特性，選擇適用且有穩定支援的格式。選擇時也須檢視格式版本、必要的字型或編碼，以及壓縮與加密方式。

3. 以保存策略延續可讀性

• 轉置（migration）：將老舊格式轉換為較易維護、較受支援的格式。轉置時應記錄來源格式、目標格式、轉換工具與日期，並檢查轉換前後內容及呈現是否一致。

核心觀念

本題考查「文書及檔案管理電腦化作業規範」中的傳輸檔案格式，以及欄位、標籤集與內容結構之間的關係。以命題當年（民國 108 年）法規為準。

傳輸檔案格式以欄位為基礎，使用 XML 語法將欄位組成標籤集（副檔名為 .ent），再以標籤集定義制式文書與檔案管理作業所需的內容結構。欄位依性質分為基本、電子交換、線上簽核、檔案管理及內部用五類。

解題方法

作答時先列出五類名稱，再依其用途說明。掌握分類原則即可：文書與檔案管理共同需要的欄位歸入基本類；各作業領域專用的欄位，分別歸入電子交換、線上簽核或檔案管理類；機關內部自訂使用者則歸入內部用類。

五類標籤集及說明

1. 基本標籤集 由文書作業與檔案管理作業共同使用的欄位組成，例如「字」、「文號」。這些欄位可供公文製作、公文管理、線上簽核、公文交換及檔案管理等作業共用。