113 高普考普通考試 檔案管理 檔案數位典藏及資訊系統概要 考古題詳解

核心觀念

本題考查國家檔案描述格式的選擇理由，重點是理解檔案描述編碼格式（Encoded Archival Description, EAD）如何回應檔案的層級結構、不同描述需求，以及目錄資訊交換的需要。

EAD 是用來編碼及傳遞檔案描述資訊的格式。依《國家檔案描述作業手冊》，國家檔案描述採用 EAD，主要考量包括：描述具層級性、描述具彈性，以及有利目錄資訊交換。紙本檔案採 EAD；特殊媒體檔案則依其描述需求採用視覺資源協會視覺資源核心項目（VRA Core）。

解題方法

依手冊列出的三項考量作答，並各自說明其與檔案管理實務的關聯：

1. 檔案具有由整體至個別的層級關係，因此要說明 EAD 如何呈現層級。
2. 各層級與不同檔案的描述需求不盡相同，因此要說明格式如何保留彈性。
3. 題目特別提到國際間資訊交換，因此要說明採用共同格式如何促進目錄交換與利用。

考量因素

一、檔案描述具有層級性

核心觀念

本題考查電子檔案長期保存的策略與技術。電子檔案會受儲存媒體老化、檔案格式淘汰、軟硬體環境改變等因素影響，保存工作的重點，是讓檔案資料在長時間後仍能讀取、呈現並維持可信性。五種作法可從「保存原有環境」、「維持媒體可讀」、「轉換檔案或系統」、「重現舊環境」及「採用共同規格」來區分。

本題為保存策略概念題，無須援引特定法條；作答時宜說明各策略的作法、主要保存對象及其特色。

解題方法

依每種策略回答三個問題：保存什麼、如何執行、要處理哪一類保存風險。特別注意「更新」與「轉置」的差別：更新主要更換或複製儲存媒體，通常不改變檔案內容與格式；轉置則將檔案轉換至新的格式、系統或環境，以維持可使用性。

各項說明

（一）系統保存（System Preservation）

保留產生、管理或讀取電子檔案所需的原始系統環境，包括硬體、作業系統、應用軟體及相關設定，使檔案仍可在原有或完整保存的環境中開啟與呈現。實務上可保存原設備，或以虛擬化方式保存系統映像及必要軟體。

此策略著重保存「原始系統及其運作環境」，有利於維持檔案原始呈現方式與功能；但軟硬體設備可能故障或難以維護，也需要保存授權、技術文件與操作知識。

（二）更新（Refresh）

將電子檔案由老舊或即將失效的儲存媒體，複製至較新、較可靠的媒體，以降低媒體老化、損壞或讀取設備淘汰造成的資料遺失風險。更新時應檢查複製前後的資料完整性，例如比對檔案數量、大小或雜湊值。

更新通常只改變檔案的儲存媒體，不改變檔案內容與格式，因此不能單獨解決檔案格式或軟體環境已過時、無法讀取的問題。

（三）轉置（Migration）

將電子檔案從已過時或不易持續使用的格式、系統或技術環境，轉換至較新的格式或環境，使檔案在新系統中仍可存取、讀取及使用。轉置的形式可包括格式轉換、資料移轉，或隨系統更新而將檔案移至新平台。

轉置的重點是維持檔案的可用性與可讀性；轉換過程則須注意內容、結構、功能、呈現效果及重要中繼資料是否完整保留，並留下轉換紀錄。

核心觀念

本題考查關聯式資料庫管理系統的基本概念，以及它如何影響文書及檔案資訊系統的資料組織、功能設計與管理。題目未要求特定法條或計算；作答應先說明 RDBMS 的定義與特色，再連結到系統開發及檔案管理作業。

關聯式資料庫管理系統（Relational Database Management System, RDBMS），是以「關聯」為基礎管理資料的軟體系統。資料通常以資料表呈現：欄為欄位或屬性，列為紀錄或資料列；表與表之間則透過共同欄位建立關聯。系統可使用 SQL 等語言進行資料新增、查詢、修改、刪除及管理。

RDBMS 的重要特性包括：

• 資料表與關聯：將資料分置於適當的資料表，再以主鍵、外鍵等方式連結。
• 資料完整性：以主鍵、外鍵、唯一性及欄位限制等規則，避免重複或不一致的資料。
• 交易管理：支援交易的原子性、一致性、隔離性與持續性（ACID），降低多人同時作業時的資料錯誤。
• 資料獨立與共享：應用程式透過資料庫介面存取資料，資料結構與應用功能得以適度分離，也可供多項功能或使用者共同使用。
• 安全與維護管理：可配合權限控管、備份、復原及稽核等機制管理資料。

解題方法

作答可採「定義—資料設計—系統功能—管理效益與限制」的順序。先說明 RDBMS 如何組織及管理資料，再逐項說明這些特性對文書及檔案資訊系統的影響。重點是把資料庫概念落到實際業務資料與作業流程，而非只列出資料庫名詞。

對文書及檔案資訊系統開發與設計的影響

一、影響資料模型與資料表設計

系統須先分析文書及檔案業務，辨識資料實體、欄位及其關係，再轉換成資料表。例如，可將機關、承辦人、文書、案件、檔案目錄及檔案影像等資料分別建表，並以識別碼或其他鍵值連結。

如此可減少同一資料在多處重複輸入，並讓文書與檔案資料依業務關係進行查詢及管理。資料表設計仍須符合實際業務需求；若拆分過度或關聯設計不當，也會增加查詢及系統維護的複雜度。

二、提高資料一致性與完整性

核心觀念

本題考《文書及檔案管理電腦化作業規範》「壹、總則」第六點「資通安全」。規範以資通安全管理為基礎，要求機關從使用者權限、身分鑑別、傳輸安全、時間紀錄、系統防護及委外管理等面向，維護文書及檔案管理系統與資料的安全。

本題所依據的規範於民國109年12月修正；以下以命題當年（民國113年）法規為準。

解題方法

題目指定「總則」中的資通安全事項，作答時應直接依第六點六款逐項說明，不宜只概括寫「加強系統安全」。可用「人員與存取、網路傳輸、時間紀錄、系統防護、委外監督」作為記憶架構，並保留各款的適用條件與要求。

資通安全應注意事項

1. 多人使用時設置權限管制 機關文書及檔案管理系統具有多人使用特性時，須具備權限管制功能，以限制使用者可執行的作業及可接觸的資料。

2. 資料存取須有身分鑑別及權限控管 使用者透過系統存取資料時，須能確認使用者身分，並依其權限控制資料存取，避免未經授權者查閱或處理資料。

3. 傳遞及交換優先使用非公開網路 進行文書及檔案傳遞、交換作業時，應主要使用非公開網路；如須在公開網路環境作業，應使用經安全加密的傳輸機制，確保傳輸安全。

4. 規劃校時機制 機關應規劃校時機制，確保系統時間紀錄正確。正確的時間資料有助於釐清文書流程、簽核及系統事件發生的先後。