113 高普考普通考試 檔案管理 檔案管理學概要 考古題詳解

核心觀念

文件（文書）生命週期，是指文件自產生或收受起，經由分類、登錄、使用、維護與保存，最後依其價值辦理銷毀或移轉永久保存的整體歷程。核心在於：文件的管理不能只處理「已歸檔」的階段，而須從形成時就考量其後續保存、利用與處置。

文件在生命週期中通常具有不同的價值：

• 第一級價值（primary value）：對原形成機關的業務、行政、法律及財務需要具有價值。
• 第二級價值（secondary value）：原業務需要降低或消失後，仍具有證據、資訊、歷史或文化價值。

因此，生命週期管理的終點不是一律銷毀；經鑑定具有永久保存價值的文件，應移轉至檔案機關或適當典藏機構。

解題方法

本題問「內涵及其發展演進成哪些重要理論或模式」，可依序掌握三件事：生命週期的階段、階段背後的管理觀念、後續理論如何修正線性階段觀。作答時先交代一般流程，再說明三段論與文件連續體模式的差異，即能完整回應題意。

生命週期的內涵與階段

常見的概括方式，是把文件歷程分為形成、維護使用、處置三個階段：

1. 形成或收受：文件因機關業務而產生或收受，並進行分類、登錄、編號及建立必要的背景資訊。
2. 維護與使用：文件在機關業務中被查找、調閱、使用、保管及維護；依使用頻率與業務需要，配置適當的保管方式。
3. 處置：依保存年限與鑑定結果，辦理銷毀、移轉或永久保存。處置是對文件後續命運的決定，不等同於銷毀。

重要理論或模式的發展

一、文件生命週期模式

生命週期模式以文件像生命歷程般逐步發展為比喻，通常呈現為由形成、使用到最終處置的線性階段。其重要貢獻，是促使文件管理者有系統地規劃保管、保存年限、鑑定及處置，並將機關現行業務文件與具有永久保存價值的檔案連結起來。

二、三段論（Three Ages）

三段論是生命週期觀的重要表現，依文件的使用狀況及業務價值，區分為：

核心觀念

本題考查《檔案法》的立法目的、規範範圍與制度架構，以及檔案法制如何因應政府治理、資訊公開及數位科技發展而持續調整。答題宜先說明法律內涵，再依「健全管理、開放應用、專業治理、數位保存」整理未來發展方向。

以命題當年（民國113年）法規為準。《檔案法》於民國91年施行，民國97年修正後，命題當年仍以該法及相關子法為主要法制依據；當時推動中的修法方向，應表述為未來發展，不可寫成已完成的修法。

解題方法

可先用《檔案法》第1條掌握立法目的，再依檔案生命週期整理其規範內容：從檔案的產生與歸檔，到分類、保存、移轉、銷毀及開放應用。最後由現行制度尚待精進之處，歸納未來法制發展重點。

《檔案法》的內涵

立法目的與適用範圍

《檔案法》第1條明定，制定本法是為健全政府機關檔案管理、促進檔案開放與運用，並發揮檔案功能。檔案是政府施政及業務活動形成的紀錄，具有行政憑證、機關問責、保障人民權益及保存歷史記憶等價值。

本法主要規範政府機關檔案管理，從形成後的歸檔與管理，到最終的移轉、銷毀或開放應用，建立共同遵循的制度。具有永久保存價值的私人或團體文件，亦可透過徵集、捐贈等方式納入國家檔案保存。

主管機關與管理體系

《檔案法》建立中央、地方及各機關的管理分工。中央主管機關負責檔案管理政策、法規及制度規劃；各機關則須依規定辦理檔案管理作業，建立分類、保存年限及管理程序。

檔案管理不是單純保管紙本，而是以制度確保檔案的真實性、完整性、可用性及安全性。檔案須有適當的分類與描述，並依保存年限妥善保存及定期清理。

管理流程與核心制度

《檔案法》及其相關子法規範機關檔案的立案編目、保管、清理、銷毀、移轉及應用等作業，重點包括：

• **分類、編目與保存：**以分類表及保存年限區分表作為檔案管理與清理依據，並建立足以辨識、查找及追蹤檔案的目錄資料。
• **定期清理與銷毀：**檔案須依保存年限及鑑定結果辦理清理；屆期且無繼續保存必要者，依程序核准後銷毀，避免任意處置。
• **國家檔案移轉：**具有永久保存價值的檔案，依規定移轉至中央主管機關管理，以保存國家重要施政紀錄及歷史資料。
• **開放應用：**檔案原則上應促進開放與利用；

核心觀念

「文檔合一」是將政府文書自形成、處理、歸檔、保存到移轉及開放應用，視為連續的紀錄管理流程，並以制度、作業程序與資訊系統銜接各階段。它不只是在同一套系統中辦公文與檔案，也要求公務紀錄從產生時起即妥善管理，使案件脈絡、處理紀錄及檔案內容保持完整。

作答可依紀錄生命週期分成三階段：政府文書處理、機關檔案管理、國家檔案管理。以命題當年（民國 113 年）法規為準，主要依據包括《檔案法》、《文書處理手冊》、《文書流程管理作業規範》及《文書及檔案管理電腦化作業規範》。

解題方法與分階段作答

一、政府文書處理階段：文書形成與流程管制

機關自收文或創簽稿起，辦理分文、登記、擬辦、會簽、核判、發文或存查等作業，並掌握公文流向及處理時效。公文從收文或創簽稿至發文、存查、簽結、歸檔，均應納入流程管制。

文書處理階段須確保紀錄形成完整、內容正確、權責與簽核過程清楚，並依規定辦理分類、編號及歸檔準備。推動電子化時，應以公文及檔案管理資訊系統串接文書製作、線上簽核、流程管理、傳遞交換與檔案管理功能，讓後續歸檔可接續使用文書階段形成的資料。

二、機關檔案管理階段：辦畢案件歸檔及全程管理

案件辦畢後，承辦單位依規定整理並送歸檔，由檔案管理單位點收；經點收後，再辦理分類、立案、編目、保管、清理與應用。機關須依業務性質編製檔案分類表及保存年限區分表，據以管理檔案並決定保存期限。

保存期限屆滿後，機關依規定辦理檔案鑑定及銷毀程序；具有永久保存價值者，則依規定辦理移轉。檔案目錄建置與公布、調卷及應用服務，也屬機關檔案管理的一環。

核心觀念

本題考查的是檔案館依檔案產生機構（來源）所作的分類，以及各類檔案館的典藏重點與服務對象。分類時應看檔案由何種機構或組織產生、累積，再說明檔案館如何保存及提供利用；不能把檔案的媒體形式（如照片、影片）或保存階段（如文件中心）直接當成同一種來源類型。

檔案館的分類方式因國家制度及檔案管理體制而異。依來源概括，可分為政府機關檔案館、學校檔案館、企業檔案館、宗教組織檔案館、政黨檔案館，以及其他民間團體或個人檔案典藏機構。其中，政府檔案館還可按政府層級區分為國家（中央）檔案館與地方檔案館。

解題方法

先依檔案產生者分類，再逐類交代三件事：典藏對象、主要功能、服務或利用目的。回答時要掌握來源原則：檔案館保存同一機構或個人活動所形成、累積的檔案，並維持其來源與脈絡，以支援行政、業務、研究或歷史記憶等需求。

各類檔案館及其主要功能

1. 政府機關檔案館 典藏政府機關在行政、立法、司法及公共事務中產生的檔案。國家或中央檔案館保存具有永久保存價值、足以反映國家治理與社會發展的重要檔案；地方檔案館則保存地方政府及地方事務的檔案。其功能包括保存政府施政紀錄、維護行政責任與人民權益、提供機關業務參考，以及支援歷史研究和公共利用。

2. 學校檔案館（大學檔案館） 典藏學校的行政、教學、研究及校務發展紀錄，也可收存具有校史價值的照片、出版品、影音資料及文物。其功能是保存校史與組織記憶、提供校務行政參考、支援教學研究，並增進師生及校友對學校發展的認識。

3. 企業檔案館 典藏企業在營運過程中形成的組織、財務、產品、技術、行銷及人事等紀錄。其功能是保存企業發展歷程與商業記憶，支援管理決策、法令遵循、權益證明及知識傳承，也可供企業史或產業史研究利用。