115 高普考普通考試 檔案管理 檔案管理學概要 考古題詳解

核心觀念

檔案來源原則（principle of provenance），是指檔案應依其形成者或來源機關、團體、個人加以區分與管理，不把不同來源的檔案混合整理。檔案的「來源」除形成者外，也包括其組織職能、業務活動及形成背景等脈絡。

此原則常與尊重全宗原則一併說明：同一形成者所產生或累積的檔案，應作為一個整體管理，維持其與形成者的關聯。檔案在同一來源內如何排列，則可另依原始順序原則處理；三者相關，但概念並不相同。

本題考查檔案學基本原則，無須援引特定法條，故不涉及「以命題當年（民國 115 年）法規為準」的法條適用問題。

解題方法

作答分成兩部分：

1. 先界定原則：交代檔案依形成來源區分，來源不同者不混合。
2. 再說明管理效益：從脈絡、真實性與證據力、完整性、檢索利用及管理效率等面向說明。

舉例而言，某機關的檔案應與其他機關的檔案分開管理；同一機關檔案再依其職能、業務活動與形成過程建立層級關係。如此，使用者便能理解文件由誰、因何種業務而形成，以及與哪些相關文件相連。

檔案來源原則應用於檔案管理的優點

1. 保留形成脈絡，便於理解檔案意義 檔案不只是單件內容，也與形成者的組織、職能及業務活動相連。依來源管理，可呈現檔案形成背景，協助使用者正確解讀內容。

核心觀念

本題考《檔案法》第 2 條所定的「機關檔案」與「國家檔案」差異，並要求比較其管理單位、保存年限及檔案來源。判斷時應掌握：機關檔案是各機關自行管理的檔案；國家檔案則是具有永久保存價值，並已移歸檔案中央主管機關管理的檔案。

以下以命題當年（民國 115 年）法規為準。《檔案法》第 2 條定義，以及《機關檔案保存年限及銷毀辦法》、《國家檔案移轉辦法》的相關規定，為本題主要法源。

解題方法

依題目指定的四個面向，分別比較兩類檔案：先說明定義，再列管理單位、保存年限與來源。特別注意，「永久保存」描述的是保存價值與年限；檔案成為「國家檔案」，還須移歸檔案中央主管機關管理。永久保存的機關檔案在移轉前，仍屬機關自行管理的檔案。

核心觀念

本題考查檔案中央主管機關的法定職掌。應以《國家發展委員會檔案管理局組織法》第 2 條為答題依據，並以命題當年（民國 115 年）法規為準。該條列出檔案管理局掌理事項共十款，涵蓋政策制度、機關檔案管理監督、國家檔案全生命週期管理、資訊系統、專業發展及公文時效管制等工作。

檔案管理局是中央主管機關，負責統籌制度與政策、督導各機關檔案管理，並辦理國家檔案的徵集、典藏及開放應用。答題時宜依職掌條文完整列舉，再說明各項業務的意義。

解題方法

以組織法第 2 條為骨幹，將十款職掌按功能整理成數個面向，並保留法條中的關鍵用語：

1. 政策與制度：研議、擬訂檔案政策、法規與管理制度。
2. 機關檔案監督：指導及評鑑各機關檔案管理與應用，彙整公布檔案目錄；審核各機關檔案保存年限及銷毀。
3. 檔案爭議審議：審議檔案判定、分類、保存期限及其他爭議案件。
4. 國家檔案管理與應用：規劃、推動國家檔案徵集、移轉、整理、典藏、開放應用及相關設施。
5. 民間珍貴資料徵集：接受私人或團體所有文件、資料的捐贈、受託保管或收購。
6. 資訊、研究與專業發展：規劃、協調推動文書與檔案管理資訊系統；辦理研究、出版、技術發展、學術交流、國際合作及人員培訓。
7. 公文時效管制：規劃、推動行政院及所屬各機關公文時效管制。

核心觀念

本題考的是國家檔案館如何將具有永久保存價值的國家檔案，轉化為服務社會的資源。答題宜從「保存、證明、利用、傳承」四個面向說明，並連結民主治理、公共知識與文化教育。

《檔案法》第1條揭示檔案管理制度的目的，在於健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能；同法第2條所稱國家檔案，係具有永久保存價值，並移歸檔案中央主管機關管理的檔案。國家檔案館的社會功能，並非只有典藏，也包括讓社會大眾能理解、查證及運用檔案。本題涉及法規時，以命題當年（民國115年）法規為準。《檔案法》相關規定可作為答題依據，國家檔案館亦以典藏、閱覽、展覽、研究、出版及教育推廣等服務發揮其功能。《檔案法》 國家檔案館場域介紹

解題方法

採「保存檔案—提供利用—促進社會發展」的脈絡作答。先說明檔案如何保存國家與社會的共同記憶，再說明檔案如何提供憑證、支援研究與教育，最後指出開放應用對民主治理、文化傳承及公共參與的作用。每項功能宜搭配一項具體效益，避免只列名詞。

國家檔案館的社會功能

一、保存國家記憶與文化資產

國家檔案館集中典藏具有永久保存價值的檔案，避免重要施政紀錄及社會發展資料散佚。檔案所呈現的政府決策、重大事件、制度變遷及人民生活經驗，構成國家與社會的共同記憶，也保存多元群體的歷史觀點，供不同世代認識國家發展。

二、提供憑證，維護權益與歷史真實

檔案是在業務活動中形成的原始紀錄，能作為政府施政、組織運作及權利義務關係的證據。民眾可透過檔案查證事實、維護自身權益；研究者與社會大眾也可據以檢視歷史敘述，避免重要公共事件只憑傳聞或單一觀點流傳。

三、促進政府透明與民主課責