115 高普考普通考試 檔案管理 檔案技術及應用服務概要 考古題詳解

核心觀念

本題考查檔案管理的「分類」與「編案」兩項立案作業：分類是替檔案找到適當的業務類目，編案則是依檔案案情建立簡要案名，讓同一事由或性質相同的檔案集中管理。兩者相互銜接，共同形成檔案的組織架構與檢索基礎。

以民國 115 年命題年度法規為準。《檔案法》第 8 條規定，檔案應依檔案中央主管機關規定的分類系統及編目規則分類編案、編製目錄；《檔案法施行細則》第 6 條及《檔案分類編案規範》則為分類、編案作業提供依據。

• 分類：依檔案內容性質，歸入檔案分類表中最適當的類目。分類表通常按機關職掌及業務性質設計層級，讓檔案有一致的歸屬。
• 編案：依檔案案情建立簡要案名，並將性質相同或相關的檔案依規定集中處理。重要案件原則上採一事一案；案名應能涵蓋既有內容及後續發展。
• 檔號與檔案目錄：立案時編訂檔號，以年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號等標示檔案位置；編目則進一步著錄檔案內容與形式特徵，形成可供查詢的目錄。

解題方法

作答時依「定義—關係—重要性」三層鋪陳，先說明分類與編案各自處理的問題，再交代兩者如何連接，最後說明其對檔案管理全流程的作用。

分類回答「這件檔案屬於哪一項業務類目」；編案回答「這件檔案涉及什麼事由，應與哪些相關檔案合為一案」。分類是編案的基礎，因案名須在適當類目下建立；編案則在分類架構內細分案件，讓同類業務檔案仍能依案情分辨。兩者共同建立檔號與案卷組織，後續才能有效編目、保管、檢調、清理及提供應用。

分類及編案的重要性

核心觀念

本題考查檔案鑑定中「先分析檔案形成脈絡與職能，再判斷保存價值」的思路，並比較宏觀鑑定與職能鑑定的分析範圍、鑑定焦點及實務做法。

宏觀鑑定論（macro-appraisal）由加拿大檔案學者 Terry Cook 等人發展，重點在於從較大的社會與政府脈絡，分析各項政府職能及機關如何履行職責、與民眾互動，再據以決定哪些檔案應長期保存。它將鑑定焦點由單件檔案的內容或研究價值，轉向檔案形成的職能、組織結構、作業流程及社會關係，藉此選出能呈現治理過程與公民經驗的檔案。

職能鑑定論（functional appraisal）則以機關的業務職掌、功能與活動為分析起點，辨識哪些職能較重要、由哪些單位執行，再評估相關檔案的保存價值。實務上可分析機關職掌及內部單位職能，依鑑定基準擇選重要檔案。

解題方法

可依「共同基礎—分析尺度—鑑定目的」三個層次作答：

1. **先說共同基礎：**兩者都重視檔案形成者、職能與形成脈絡，並以分析結果指引檔案保存，避免只憑單件檔案的內容或眼前使用需求決定去留。
2. **再說分析尺度：**職能鑑定通常從特定機關的職掌、功能及內部單位切入；宏觀鑑定進一步放大到政府及社會層次，分析不同機關在各項政府職能中的相對重要性，以及政府與民眾的互動。
3. **最後說鑑定目的：**職能鑑定要辨識重要職能及其相關檔案；宏觀鑑定則要形成較完整的社會紀錄，使保存的檔案能呈現政府如何治理，以及政策、服務與民眾經驗如何相互影響。

宏觀鑑定論的要義

1. **由脈絡鑑定檔案：**先分析檔案的形成背景，包括職能、組織結構、工作文化、作業流程及資訊系統，再選擇檔案。鑑定核心由「檔案記錄了什麼」轉向「何種職能與互動促成檔案形成」。
2. **採由上而下的分析：**由重要的社會需求或政府職能出發，分析相關機關、單位、活動與交易過程，最後辨識能代表這些過程的檔案。
3. **重視政府與民眾的互動：**鑑定不只記錄政府做了哪些事，也關注政府如何制定政策、提供公共服務，以及民眾如何受到影響或參與其中。宏觀鑑定因此強調保存能呈現治理（governance）的檔案。

核心觀念

本題考查檔案管理作業中的「檢調」，重點是掌握其定義，以及「借調」與「調用」的區別。檔案檢調屬於檔案管理作業事項之一，目的在於讓機關因公務需要取得檔案，同時透過申請、核准、檢取及歸還等程序，維護檔案的完整與安全。

以命題當年（民國 115 年）法規為準，依《檔案法》第 7 條及《機關檔案檢調作業要點》，檔案檢調是指機關內或機關間因業務需要，由調案人提出申請，經權責長官核准後，檔案管理人員檢取並提供檔案的作業；其範圍包含借調與調用。

解題方法

作答時先寫檢調的共通流程，再依「是否基於一般業務需要」及「是否具有依法調閱權」區分檢調類型。如此能交代檢調的整體意涵，也能清楚說明兩種作業的差異。

一、借調

借調是機關內或機關間因業務需要，申請調閱檔案的作業。

• 機關內借調：機關內部人員因承辦業務需要，依機關程序申請檔案，經核准後由檔案管理單位檢取提供。
• 機關間借調：一個機關因業務需要，向另一管有檔案的機關提出借調申請；

核心觀念

本題考查檔案管理局如何透過教育推廣，使師生認識、查找及運用國家檔案。所稱「檔案素養教育服務」，是以系統性學習資源及專業人員引導，協助學習者認識國家檔案的多元面貌，培養查找檔案、理解歷史脈絡及將檔案運用於學習的能力，進而強化檔案作為歷史見證與教學資源的功能。

本題屬於檔案應用與教育推廣服務的申論題，重點在交代服務目的、適用對象及兩種服務模式；無須援引特定法條。

解題方法

依題目三個關鍵詞分段作答：「意涵」說明服務目的與培養能力；「適用對象」列出符合資格的教育或自主學習團體；「服務方式」分述到館學習與到校服務，並各自說明活動內容。

參考作答

一、意涵

檔案管理局推出「檔案素養教育服務」，旨在推動檔案教育向下扎根，強化檔案資源在教學現場的運用。服務透過課程講授、檔案介紹及展覽導覽等方式，引導師生認識國家檔案、學習查找檔案並理解歷史脈絡，使檔案成為啟發思考、深化學習的素材。

二、適用對象

適用對象包括全國各級學校、依法設立的公私立文教機構，以及具有正式教育或自主學習性質的自學團體。

三、服務方式

核心觀念

檔案利用教育，是檔案典藏機關為協助民眾認識檔案、了解檔案資源與服務，並學會查詢、利用及妥善引用檔案而辦理的教育活動。其重點不只是教人操作檢索工具，更要使使用者理解檔案的形成脈絡、證據價值與使用規範，進而有效運用檔案。

本題主要考查三個面向：利用教育的功能、教育內容的層次，以及資訊科技與使用者需求改變後的發展趨勢。題目不是選擇題，無須逐項分析選項；作答應先說明功能與層次，再以資訊環境的變化推展趨勢。

解題方法

可依「為何辦理、教到何種程度、如何因應資訊時代」三個問題作答：

1. 功能說明檔案利用教育對使用者、檔案機關與社會的效益。
2. 層次由認識檔案及服務開始，逐步進到查找利用，最後培養獨立研究與批判判讀能力。
3. 資訊時代趨勢說明教育方式、學習內容及服務觀念如何因數位化與網路化而改變。

檔案利用教育的功能

1. 認識檔案及其價值：使民眾理解檔案的形成、保存及行政稽憑、歷史記憶、權益保障與研究等價值，增進社會對檔案工作的認同。
2. 提升檔案利用能力：教導使用者了解館藏與檢索工具，掌握檢索策略、申請閱覽或複製程序，以及檔案引用方式，使其能有效取得所需資料。
3. 促進檔案開放與利用：協助使用者突破對檔案資源及服務的陌生感，擴大利用對象與使用情境，發揮檔案典藏的公共效益。
4. 培養資訊判讀與倫理意識：使使用者能辨別檔案來源、形成背景及內容限制，並依規定使用、引用與傳播檔案資訊。
5. 改善檔案服務：藉由了解使用者需求與使用困難，作為調整檢索介面、教育內容、參考服務及館藏呈現方式的依據。

檔案利用教育的層次

檔案利用教育可由基礎認識逐步進展至自主研究，作答時宜呈現由淺入深的能力養成：

1. 檔案認知層次：介紹檔案的意義、種類、形成與保存脈絡，以及檔案機關的功能、館藏範圍及服務項目。目標是讓使用者知道「檔案是什麼、檔案在哪裡」。
2. 檔案查找與利用層次：教導使用者分析資訊需求、查閱目錄或資料庫、設定檢索詞、利用分類與描述資料定位檔案，並了解閱覽、複製及引用的程序。目標是讓使用者知道「如何找到並使用檔案」。
3. 檔案研究與批判應用層次：進一步培養使用者掌握檔案的來源原則、形成背景、文件間關聯與脈絡，評估檔案的可信度、完整性及限制，並將檔案與其他資料結合，支持研究、教學或公共議題探討。目標是讓使用者能獨立、批判且合宜地運用檔案。