115 高普考普通考試 檔案管理 檔案數位典藏及資訊系統概要 考古題詳解

核心觀念

本題考查生成式人工智慧（Generative Artificial Intelligence，生成式 AI）與檢索增強生成（Retrieval-Augmented Generation，RAG）的基本概念，以及如何把兩者用於機關檔案銷毀目錄的輔助審核。答題應掌握一項原則：AI 可協助整理、比對與提出疑點，銷毀與否仍須由機關依規定審查並負責。

本題涉及的法規與作業依據，以命題當年（民國 115 年）法規為準，包括《檔案法》第 12 條、《檔案法施行細則》、《機關檔案保存年限及銷毀辦法》、《機關檔案銷毀目錄審核作業規範》及《機關檔案銷毀目錄審核作業指引》。銷毀目錄須經檔案主管機關審核後，機關始得辦理銷毀。

名詞解釋

一、生成式人工智慧

生成式人工智慧是運用人工智慧模型，依據輸入的提示、上下文或資料內容，產生新文字、影像、音訊、程式碼等內容的技術。以大型語言模型為例，模型根據輸入內容生成摘要、分類建議、說明或問答回覆。

生成內容是模型依其訓練與輸入資料產生的結果，可能有錯誤或無根據的敘述，不能直接視為正式審核結論。

二、檢索增強生成技術

RAG 是將資訊檢索與生成式 AI 結合的技術。系統先從指定的外部知識庫或文件中，找出與問題相關的資料，再把檢索結果提供給生成模型，使模型依據這些資料產生回答或分析。

其基本流程為：

$$\text{提出問題} \rightarrow \text{檢索相關資料} \rightarrow \text{將資料提供給模型} \rightarrow \text{生成有依據的回覆}$$

RAG 可使模型參照機關實際使用的法規、保存年限區分表及審核案例，並在輸出中標示資料來源；但檢索結果若不完整或模型解讀錯誤，仍會造成誤判。

解題方法：依審核流程設計 AI 輔助作業

答題可先說明生成式 AI 負責「整理與生成審核輔助內容」，RAG 負責「檢索審核依據」，再依檔案銷毀目錄的審核程序，說明如何結合應用。

一、建置可信的檢索資料庫

將經確認適用的資料整理為可檢索知識庫，例如：

• 《檔案法》及相關子法、作業規範與指引。
• 機關檔案保存年限區分表、各類檔案保存年限基準表及業務相關法規。
• 機關檔案分類表、檔案銷毀計畫與目錄格式、檢核表。
• 已核復的審核意見、常見缺失及具參考價值的留存案例。

資料應註明版本、適用期間與來源，以免模型引用已失效規定或不適用的基準。

二、整理送審目錄並檢索相關依據

將銷毀計畫與目錄轉成可供系統處理的文字或結構化欄位，檢索其對應的保存年限、清理處置、業務規範及歷次審核案例。對於紙本、掃描影像或格式不一的資料，應先確認文字辨識結果，避免辨識錯誤傳入後續審核。

三、以生成式 AI 產生逐項審核輔助結果

核心觀念

本題考查公文資訊管理系統的功能架構，以及系統發展與建置時，如何從業務、使用者、計畫、組織四個面向辨識關鍵因素。作答時須兼顧「系統要支援哪些公文作業」與「建置條件如何影響系統成敗」，不能只列軟硬體設備。

公文資訊管理系統是以資訊科技支援機關公文處理及管理的系統，目的在使公文從收文、擬辦、核判、發文到歸檔的作業得以電子化、流程化，並兼顧案件追蹤、權限控管、保存與查詢。依命題當年相關公文處理及檔案管理規範作答；本題未要求特定法條條號。

解題方法

先按公文生命週期整理系統功能，再依題目指定的四種特性，說明各面向會如何影響需求分析、系統設計、建置及後續維運。每一面向宜以「特性內容 → 對系統的影響」成對說明，才能兼具概念與應用。

公文資訊管理系統功能架構

1. 公文收文與登錄：接收紙本、電子交換或其他管道來文，辦理點收、掃描、登錄、分類、編號及附件管理，建立案件基本資料。
2. 分文與簽辦流程：依業務權責分文、會辦、擬辦、陳核及決行，支援流程傳遞、期限控管、代理及催辦。
3. 公文製作與核判：提供簽稿撰擬、格式套用、版本管理、線上會簽、核章或電子簽章等功能，保存簽核歷程及異動紀錄。
4. 發文與交換：辦理發文校對、編號、用印、封發或電子交換，並記錄發送、送達及退件等狀態。
5. 案件管制與查詢：提供案件進度、承辦情形、辦理期限、逾期催辦、統計報表及全文或欄位檢索。
6. 歸檔與檔案管理銜接：辦理結案、歸檔清單及檔案目錄資料移轉，並支援分類、保存年限、銷毀或移轉等後續管理。
7. 共通管理與系統維運：包含使用者與組織資料、角色權限、稽核軌跡、資安防護、備份復原、系統介接及操作紀錄等。

以上功能應整合為前後相連的作業流程，避免各環節各自建檔，造成資料重複、流程中斷或歸檔資訊不完整。

影響系統發展與建置的關鍵因素

一、業務特性

機關業務內容、案件種類、處理量、時效要求及法定程序，決定系統的功能需求與流程設計。一般行政業務與高度專業、機密或須跨機關協辦的業務，在表單欄位、核決層級、會辦方式及存取限制上可能不同。

因此，建置前須盤點現行公文種類、處理流程、權責分工、例外情形及與其他業務系統的資料交換需求。流程應依實際業務與規範設計，並檢視是否有重複簽核或不必要的紙本環節；若只是把不合理的紙本流程原樣搬進系統，電子化不會自然提升效率。案件量大、期限嚴格或需跨機關協作時，系統還須加強批次處理、期限提醒、狀態追蹤及介接能力。

二、使用者（人員）特性

核心觀念

本題考查區塊鏈的基本定義與運作原理、導入決策因素，以及政府機關將它用於檔案管理的方式。作答時應掌握一項界線：區塊鏈適合留下可驗證、難以竄改的活動紀錄，但不會自動保證鏈上資料正確，也不等同於完整的電子檔案保存系統。

區塊鏈（Blockchain）是一種分散式帳本技術。參與者透過共同遵循的規則，將經驗證的交易或事件紀錄整理成區塊，再以密碼學方式連結前後區塊；多個節點保存帳本副本，並依共識機制確認新增紀錄。

區塊常包含交易資料、時間資訊、前一區塊的雜湊值，以及本區塊的雜湊值。雜湊值可視為資料的數位指紋：資料改動後，雜湊值通常也會改變。若某一區塊內容遭修改，後續區塊的連結也會受到影響，因此容易被發現。區塊鏈通常具有分散式複本、共識驗證、可追溯性及難以竄改性；實際特性仍取決於網路設計與治理方式。

原理與解題方法

可依「資料形成—驗證—連結—查核」說明原理：

1. 建立紀錄：機關或使用者提出一筆事件，例如檔案移交、調閱、權限異動或數位檔案完成檢核。
2. 驗證身分與內容：系統依規則確認提出者身分、權限及交易格式；必要時搭配數位簽章。
3. 形成區塊並取得共識：符合規則的紀錄被整理為區塊，網路節點依共識機制確認是否接受。
4. 連結並複製帳本：新區塊包含前一區塊的雜湊值，加入帳本後由節點保存或同步。
5. 日後查核：比對紀錄、雜湊值、時間資訊及簽章，可檢查資料是否遭變動，並追溯事件發生順序。

若檔案本體不適合直接上鏈，可將檔案存放於既有檔案管理或保存系統，僅將檔案雜湊值、識別碼、時間戳記及作業紀錄上鏈。日後重新計算檔案雜湊值並比對，即可檢查檔案完整性。這種「鏈上存證、鏈下保存」的安排也可減少個人資料與大量檔案內容直接上鏈所帶來的管理負擔。

採用決策因素

機關決定是否採用區塊鏈，應先確認管理問題是否需要分散式、可共同查核的紀錄，再評估下列因素：

• 參與者與信任關係：若多個機關或單位需共同維護紀錄，且不宜由單一參與者任意修改，分散式帳本較有價值；若已有可信任的單一管理者，傳統資料庫可能更簡單。
• 可追溯與防竄改需求：檔案移交、調閱、簽核、版本變更等作業，是否需要可供多方查驗的歷程。
• 資料敏感性與隱私：個人資料、機密資訊、依法限制公開的檔案內容，不宜未經評估即寫入各節點皆可取得的帳本；還須考量保存期限、刪除與更正需求。
• 法令與檔案管理規範：採用方式須符合檔案保存、銷毀、移轉、機密維護及資訊安全等要求。上鏈紀錄不會自動取代正式檔案、核定程序或法定保存制度。
• 技術與治理設計：需評估採公有鏈或許可型鏈、節點由誰維運、如何管理金鑰與權限、共識機制、系統介接及故障復原。

核心觀念

本題考查兩個相互對應的概念：一是規劃檔案數位典藏時，從實體檔案整理到數位成果提供利用的共通性工作流程；二是用數位資訊生命週期說明數位資訊如何產生、管理、保存並提供使用。流程規劃須兼顧原件保護、數位檔品質、後設資料、長期保存與利用服務。

解題方法

先依典藏作業的先後順序整理工作流程，再將各項工作對應至數位資訊生命週期的階段。可用「前置作業、數位化、保存、加值運用」概括共通流程；生命週期則以「資料創造、資料管理、資料保存、資料供應」作答，並說明各階段重點。

一、共通性的數位化工作流程

1. 前置作業：訂定計畫與範圍，盤點、清點及選擇檔案；確認檔案狀況、數位化優先順序、權利限制、人力設備、規格、品質標準與安全措施，並安排調件及原件保護。
2. 數位化工作：依檔案類型進行掃描、攝錄或錄音等轉製，建立數位檔案；依規格設定解析度、色彩、格式及檔名，並製作必要的衍生檔。
3. 品質檢視與後製：檢查影像或影音是否完整、清晰、方向正確、色彩適當，並核對頁次、檔名與原件；必要時進行裁切、旋轉、去斜、色彩調整等後製。品質檢查合格後，辦理原件復位及數位檔交接。
4. 資料保存：建立並維護後設資料，辦理檔案命名、分類、格式與完整性檢查；保存主檔及利用所需的衍生檔，採取備份、儲存管理、權限控管與定期檢核等措施，以維持資料可讀性及完整性。