114 高普考普通考試 檔案管理 檔案管理學概要 考古題詳解

核心觀念

本題考查檔案編排與描述的基本原則：檔案應保留其形成脈絡，使檔案文件之間的關係、形成機關的職能活動，以及文件原有的整理方式得以辨識。來源原則、尊重全宗原則與原始順序原則彼此相關，但各有著重點：

• 來源原則（principle of provenance）：依檔案的形成者或來源機關整理檔案，並使不同來源形成的檔案各自維持其脈絡，不任意混合。
• 尊重全宗原則（respect des fonds）：同一機關、團體或個人形成的檔案，視為一個完整整體管理，維持全宗的完整性與獨立性。
• 原始順序原則（principle of original order）：尊重檔案形成者在業務活動中建立的分類與排列順序，保留案卷、文件間原有的組織關係。

以命題當年（民國 114 年）法規為準，《檔案分類編案規範》規定，國家檔案分類應遵循來源原則、原始順序原則及全宗原則，以維持原檔案完整性及檔案間原有關聯性；該規範並將全宗原則說明為：同一機關、團體或個人之檔案，視為不可分的整體處理。

解題方法

作答時，先分別說明三項原則的整理依據，再說明它們共同維護的檔案價值。可依序回答：

1. 來源原則看「誰形成」：確認檔案的來源者，避免不同形成者的檔案混在一起。
2. 尊重全宗原則看「整體如何維持」：同一形成者的檔案作為一個整體管理，避免分割或與其他全宗混淆。
3. 原始順序原則看「形成者如何整理」：保留檔案原有分類及排列關係，避免僅依主題重新編排。

這樣切入能清楚區分概念，也能說明三者的關係：來源原則確立檔案的來源脈絡，尊重全宗原則維護同一來源檔案的整體性，原始順序原則則保存全宗內部原有的整理結構。

三項原則及其重要性

一、來源原則

核心觀念

檔案鑑定是依檔案的內容、來源、形成背景、形式及使用需求，判定其保存價值，作為決定保存年限、銷毀或移轉等清理措施的依據。宏觀鑑定與微觀鑑定是兩種觀察層次不同、可相互補充的鑑定方法。

• 宏觀鑑定：從政府職能、機關組織及其與社會的關係出發，判斷哪些機關、職能或檔案系列具有較高保存價值。重點在於「哪些活動與職能應被檔案記錄」。
• 微觀鑑定：針對具體檔案、案卷或檔案系列，分析內容、產生背景、證據與資訊價值、使用需求及保存狀況，判定其保存年限與清理方式。重點在於「哪些檔案值得保存」。

以命題當年（民國 114 年）法規為準，辦理檔案保存價值鑑定應參照《檔案法》、《檔案法施行細則》及《檔案保存價值鑑定規範》。依《檔案保存價值鑑定規範》，宏觀鑑定係分析機關間各類政府職能及各單位的相對重要性，以評估檔案價值。

解題方法：先宏觀分析，再微觀判斷

作答時可依「先看職能與脈絡，再看具體檔案」的順序，說明兩種鑑定如何進行，最後交代其整合方式。宏觀分析可協助建立鑑定範圍和優先順序；微觀審查則進一步確認個別檔案的價值及處置方式。

一、宏觀鑑定的進行方式

1. 確立鑑定主題與範圍：說明鑑定目的、涵蓋的政府職能、機關或檔案類別，並界定時間範圍。
2. 分析機關組織沿革與職能：蒐集組織法規、組織沿革、業務職掌及相關政策資料，掌握機關如何形成、調整或終止其職能。
3. 比較職能及機關的重要性：評估各職能對國家、社會及其他機關的影響，以及該機關在同類政府職能中的重要性。也須考量組織層級、成立時間、法令影響、所屬及內部單位規模、員額、預算與重要檔案媒體等因素。
4. 擇定優先鑑定的機關與檔案範圍：依國家檔案徵集策略或機關鑑定目的，選擇重要職能、檔案產生者、形成時期及重要檔案類別。
5. 形成宏觀判斷：指出哪些職能及其檔案最能反映政府施政、制度運作或重大社會發展，作為後續具體檔案審查與保存政策的依據。

二、微觀鑑定的進行方式

核心觀念

本題考查檔案庫房的選址安全與空間配置。規劃目的在於降低水、火、震、污染及人為侵害等風險，同時兼顧檔案保存、調閱作業與未來擴充。

法規依據以命題當年（民國 114 年）為準，主要包括《檔案法施行細則》第 9 條、《檔案庫房設施基準》及《機關檔案管理作業手冊》第 4 章。《檔案法施行細則》第 9 條要求機關設置檔案典藏場所及設備時，參照檔案庫房設施基準等相關規定辦理。

解題方法

可依「先選安全基地，再安排庫房位置，最後規劃內部空間」作答。分成選址、建築區位、功能配置三層，能完整涵蓋題目所問的選址與空間規劃原則。

一、選址原則

1. 避開天然災害及地質風險：應避開洪泛地帶，選擇地勢較高、排水良好的地點；並避開易受地震、山崩、軟弱地層、毗鄰斷層等影響的區域。
2. 遠離污染與危險源：基地不宜位於可能受工業污染、火災、爆炸或其他人為危害影響的地區，降低檔案受污染或損毀的風險。
3. 考量交通、管理及公用設施：位置宜便於檔案調閱與管理，並考量道路、供電、供水及衛生下水道等基礎設施是否足夠。
4. 確認土地條件：應符合土地使用分區及相關法令，並評估基地面積、形狀、地權與後續取得、營建及維護的可行性。
5. 預留風險處置空間：若基地條件無法完全符合安全要求，應先評估風險，並在設計及營建階段採取預防、減災措施。

二、建築區位原則

1. 與自然環境適度隔離：庫房宜設於建築物各樓層平面較中央的位置，降低外牆受日照、雨水及室外溫濕度變化的影響；不宜設於地下室，也應避開排水不良處。
2. 與其他空間區隔：庫房應與辦公室及其他技術用房舍作必要區隔，以利溫濕度控制、門禁管理及安全維護。
3. 避開可能漏水或產生危害的相鄰空間：庫房上方及周邊應避免設置廁所、茶水間、水塔或其他可能漏水、造成熱源、污染或安全風險的空間；並應避免水管等管線通過庫房。

核心觀念

需要。檔案館以接受母機構移轉的文書為主要徵集方式，並不表示館藏會自然完整，也不表示所有移轉文書都應永久典藏。館藏發展政策是檔案館依其任務與資源，說明館藏範圍、徵集優先順序及管理原則的書面指引；它協助檔案館有計畫地選擇、取得、保存及提供檔案。

本題重點是：移轉是取得檔案的方式，館藏發展政策則是決定收什麼、如何收及如何管理的依據，兩者不能互相取代。

以下涉及法規者，以命題當年（民國 114 年）法規為準。《檔案法》規範機關檔案管理及國家檔案徵集、移轉等事項，但並未以一條明文規定要求每一檔案館必須訂定館藏發展政策。因此，政策主要是檔案館為落實任務、建立一致決策及有效管理館藏所採行的專業管理工具。

解題方法

作答可分成兩部分：先說明「為何母機構移轉仍需要政策」，再依序說明政策的制訂步驟。理由可從館藏選擇、管理資源、制度一致、對外溝通與館藏缺口等面向論述；步驟則從釐清任務開始，經過分析、盤點與設定範圍，再形成政策、核定公布並定期檢討。

制訂館藏發展政策的理由

1. 確認館藏範圍與徵集優先順序 母機構日常產生的文書數量龐大，保存價值與研究價值不一。檔案館仍須透過鑑定，決定哪些檔案應移轉、哪些應保存，以及哪些不屬於本館收藏範圍。政策可明確說明徵集主題、時期、地域、機關或業務範圍，避免收藏漫無方向。

2. 使移轉與鑑定有一致依據 不同業務單位、不同時期的檔案，可能面臨不同保存需求。政策明訂選擇標準及移轉原則，可減少決策隨承辦人或個案而異，也能協助母機構預先了解檔案移轉的條件與程序。

3. 補足館藏缺口，兼顧完整性與脈絡 母機構的移轉機制可能無法涵蓋所有重要紀錄，例如機關改組或裁撤所留下的檔案、相關私人或團體文書，以及特定議題所需的補充資料。政策可協助檔案館辨識館藏缺口，規劃適當的徵集或合作方式，同時維持檔案來源與形成脈絡。

4. 合理配置人力、空間與經費 典藏、整理、保存及提供應用都需要資源。政策可依徵集優先順序安排人力與經費，評估庫房容量、數位保存能力及保存條件，降低超出能力收受檔案的情形。

5. 建立公開、可說明的決策標準 書面政策能讓機關、捐贈者、研究者及一般民眾了解檔案館的收藏方向與取捨原則。遇到不予收受、延後移轉或限制應用等決定時，也較容易說明理由，提升管理透明度與公信力。

6. 協調母機構及其他典藏機構 母機構負責形成與管理業務文書，檔案館則負責依規定接收具有保存價值的檔案。政策可釐清雙方在鑑定、移轉、權利、限制應用與後續保存上的分工，也能避免不同典藏機構重複徵集或出現重要資料無人收藏的情形。