109 高普考高考三級 檔案管理 文書及檔案資訊化 考古題詳解

核心觀念

本題考《檔案電子儲存管理實施辦法》第 2 條的用詞定義，重點在於掌握檔案從原始載體轉為數位資料、使用電子媒體保存，以及確認數位內容與原始檔案相符的概念。以下以命題當年（民國 109 年）法規為準；該辦法最近一次修正為民國 101 年，本題所涉定義其後未修正。

解題方法與名詞意涵

依第 2 條逐項作答，並抓住各名詞的關鍵要素：電子儲存看「電子設備處理、數位化儲存」；電子媒體看「儲存媒介物」；確認看「管理機關證明內容相同」；轉置看「軟硬體過時或失效、格式轉換、確保日後可讀」。

（一）電子儲存

指檔案以電腦或自動化機具等電子設備處理，並予數位化儲存之程序。答題時須同時指出電子設備處理與數位化儲存，不能只寫成「把檔案存入電腦」。

（二）電子媒體

指電子儲存使用之媒介物，包括磁帶、磁碟（片）、光碟片等媒體。電子媒體是承載或保存電子儲存內容的媒介，所列磁帶、磁碟與光碟片是法條例示。

（三）確認

指檔案管理機關證明電子影音檔案及其複製品與原始檔案內容相同之程序。核心是由管理該檔案的機關證明內容相同；

核心觀念

本題考《文書及檔案管理電腦化作業規範》的「用詞定義」，重點是分辨檔案描述資訊、電子檔案可信度，以及公文線上簽核與電子交換所使用的不同檔案。

以下依民國109年高考命題當時適用的規範作答。規範於民國109年12月修正，部分修正規定自民國112年1月1日生效；本題仍以命題當年適用版本為準。

解題方法

依名詞所處的作業階段分類記憶：

• 檔案管理：詮釋資料、真實性。
• 線上簽核：文稿頁面檔。
• 公文電子交換：交換表單檔、DI檔。

答題時先寫規範定義，再補上用途或辨識特徵，尤其要區分「呈現稿面」、「載明收文機關資訊」及「記載公文本文」三種功能。

名詞釋義

（一）詮釋資料（metadata）

指用以描述檔案有關資料背景、內容、關聯性及資料控制等相關資訊。

詮釋資料本身不是檔案內容，而是說明檔案的背景與管理資訊，可協助辨識、理解、管理及利用檔案。

（二）真實性（authenticity）

指可鑑別與確保電子檔案產生、蒐集及修改過程之合法性。

答題關鍵是「過程合法性」：須能辨識電子檔案的產生、蒐集及修改歷程是否適法，藉此確認其可信度。不要將真實性與完整性混為一談；規範所稱完整性，著重於電子檔案內容、詮釋資料及儲存結構是否完整。

（三）文稿頁面檔

指線上簽核的視覺化記錄工具，以影像方式記錄各簽核點人員作業完成後、清稿前的稿面，用以輔助重現文稿的原文原意。

它保留的是簽核過程中各簽核點完成作業後的稿面影像；重點在「清稿前」及「輔助重現原文原意」。

（四）交換表單檔

指公文電子交換使用的表單檔，載明收文機關資訊，內容以 XML 語法組成，稱為 SW（Switch）檔。

核心觀念

本題考查檔案資訊化如何由「機關建置、民眾查閱」進一步走向「全民參與檔案內容加值」。以命題當年（民國 109 年）的制度與系統為準，「全民檔案大師共筆試辦系統」是國家發展委員會檔案管理局建置的公眾協作平台，提供民眾參與國家檔案全文繕打及照片內容描述。

系統以未涉機敏性的檔案全文影像、照片檔為素材，讓民眾共同辨識、轉寫及描述檔案內容。這些共筆成果能補充檔案的檢索資訊、協助使用者理解檔案，也使檔案更容易被發現與利用。

解題方法

作答可分成「系統怎麼運作」與「這樣做代表什麼精神」兩層：

1. **說明運作方式：**檔案管理局提供適合開放共筆的檔案影像，民眾透過網路參與全文繕打或照片描述，累積並補充檔案內容資訊。
2. **說明實務效益：**共筆使檔案內容更容易判讀，增加可供檢索的文字與描述，提升檔案資訊的可近性及應用價值。
3. **說明檔案治理精神：**由全民共同參與檔案內容詮釋，體現公眾協作、檔案資源共享，以及政府資訊開放與公民參與。

本題屬申論題，沒有選項或計算；答題應將系統功能和背後的治理意義連結起來，避免只列平台功能。

意涵與精神

一、以公眾協作補充檔案內容

傳統檔案描述主要由專業人員或機關完成，共筆系統則引入群眾協作，由參與者協助辨讀影像、繕打文字、描述照片。透過眾人參與，讓分散的知識與觀察共同投入檔案內容加值。

二、增進檔案判讀與檢索

核心觀念

本題考查「公文及檔案管理資訊系統驗證」的目的、驗證規格分類，以及系統須具備的公文交換、線上簽核與檔案管理能力。答題時應掌握：驗證不是只檢查系統能否收發公文，而是檢視文書從製作、簽核、傳遞到歸檔及後續管理，是否符合共同的作業規範與資訊格式。

本題涉及「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其驗證規格。**以下依命題當年（民國109年）適用規範作答。**民國109年12月該規範曾修正，年度驗證規格版本及細項應以當年公告資料為準。

解題方法

依題目順序作答即可：

1. 先說明驗證為何而設，點出系統品質、作業效能及共同標準。
2. 再列出三種驗證規格，並說明各自驗證範圍。
3. 最後按「交換格式—線上簽核—檔案管理」三項說明系統能力，避免只列名稱而未交代功能。

（一）驗證之目的

驗證的目的，是確認公文及檔案管理資訊系統符合檔案管理及文書電腦化作業規範，確保各機關系統具備必要功能及共同的資料格式、作業流程與交換標準。藉此提升公文處理及檔案管理品質與效率，促進機關檔案的開放、運用與管理，並使公文及檔案從產生、處理、應用到保管的生命週期能以資訊系統妥善管理。

（二）109年度驗證規格

依當年度驗證規格，三種規格為：

1. 基本功能驗證：檢驗系統的基本公文及檔案管理功能，包括公文交換格式、線上簽核及檔案管理等。
2. 行動簽核驗證：檢驗系統透過行動裝置辦理線上簽核、會辦等作業的能力。
3. 跨機關簽核驗證：檢驗系統辦理跨機關會辦、陳核等簽核作業的能力。

作答時應區分：行動簽核與跨機關簽核是基本功能以外的特定簽核能力驗證，並非將基本功能驗證改稱為兩者。

（三）公文交換格式、線上簽核能力及檔案管理功能

1. 公文交換格式

系統應能依規範製作、接收及解析公文電子交換所需的資料，並確保交換資料內容完整、格式一致。主要包括：

• 文書本文檔（DI，Document Instance）：以 XML 結構呈現公文本文及相關欄位資料，系統須能製作、讀取並正確呈現。
• 交換表單及訊息資料：支援電子交換所需的交換表單、交換訊息及相關檔案，供發文、收文、交換確認與處理。
• 附件及相關檔案：能依規範附加、傳送及接收附件，並維持公文本文與附件的關聯。
• 格式及欄位正確性：應依規範使用相應的資料結構、標籤及編碼，使不同機關的系統可以正確交換、辨識及處理。