113 高普考高考三級 檔案管理 文書及檔案資訊化 考古題詳解

核心觀念

本題考《文書及檔案管理電腦化作業規範》第九點「文書製作系統功能要求」，重點是文書製作系統必須支援公文格式編輯、版面預覽與列印、基本資料填載及附件管理。另依第八點，文書製作系統須整合介接文書流程管理及文書傳遞交換功能。

以下以命題當年（民國113年）法規為準；當時適用的是民國109年12月3日修正版本。

解題方法

依規範第九點逐款整理，共三項功能要求：

1. 各類文書編輯及預覽、列印。
2. 文書基本資料輸入，並管控必要欄位。
3. 公文附件新增、刪除、修改，並管控電子交換附件大小。

作答時逐項交代具體內容，並補充第八點的系統整合要求，即可完整涵蓋題目所問。

文書製作系統功能要求

一、提供各類文書編輯、預覽及列印功能

系統至少應提供下列文書編輯功能：

• 令、函、書函、公告。
• 開會通知單、會勘通知單。
• 簽、便簽、簽稿會核單。

文書呈現樣式應依《文書處理手冊》規定辦理；系統並應提供預覽及列印功能。列印時須附加頁碼與裝訂線，文書達二頁以上時，應加印騎縫章。

二、提供文書基本資料輸入及必要欄位管控功能

系統應可輸入下列基本資料：

核心觀念

「躍升典藏 AI³」是「110～113 年檔案服務宣言」五大策略目標的第三項，核心標語為「建設國家級檔案館、厚植管理修復量能」。此處的 AI³ 指檔案管理與服務的整合、創新、智慧（Archives Integration, Innovation and Intelligence），並非僅指人工智慧。

本題重點在於說明此目標如何透過館舍建設、典藏管理自動化、主題檔案加值、政治檔案整理，以及保存修護技術，回應國家記憶保存與民眾應用需求。

解題方法

作答依序分成三層：

1. 說明宗旨：建構國家記憶與知識體系，興建國家檔案館，承接典藏與應用需求。
2. 闡釋意涵：將硬體館舍、智慧管理、檔案資訊開發、政治檔案整理及專業修復串連，提升國家檔案的典藏、保存與近用能力。
3. 列出五項作法：依宣言所列作法名稱逐項說明，並指出各項措施的目的。

宗旨與意涵

本項目以建構國家記憶、完備知識體系為宗旨，興建我國首座國家檔案館，以銜接日益迫切的檔案典藏及應用需求；並透過跨領域合作，增加檔案專業修護量能、促進保存技術研發，達成國家檔案永續典藏。

其意涵不只在增加典藏空間，也包含以智慧化方式管理實體檔案、深化檔案內容與檢索資訊、加速政治檔案整理及數位化，並精進紙質與影音等不同媒材的保存修護技術。整體目標是讓檔案能安全長久保存，並提升管理效能與應用價值。

五項作法

一、新館興設，逐步推展

推動興建兼具行政、典藏及服務功能的智慧型國家檔案館，規劃符合國際標準的典藏空間，並設置檔案展示、教育及閱覽應用服務設施。新館提供足夠的典藏容量，也使典藏管理與民眾服務能在整合環境中推展。

二、自動管理，效率升級

核心觀念

本題考《電子簽章法》第 2 條的五項名詞定義。作答時須掌握三個層次：電子文件是供電子處理、足以表示用意的紀錄；電子簽章是用來辨識簽署人並確認文件真偽的標記或資料；數位簽章則是電子簽章的一種，透過私密金鑰產生並以公開金鑰驗證，且須具備憑證機構簽發的憑證。

以下以命題當年（民國 113 年）法規為準。《電子簽章法》於民國 113 年 5 月 15 日修正公布，故以下依該次修正後的第 2 條作答。

解題方法

本題是法條定義題，依題目列出的五個用詞，逐一對應《電子簽章法》第 2 條第 1 款至第 4 款及第 6 款，盡量保留條文的構成要件。尤其要區分「電子簽章」與「數位簽章」：前者是上位概念，後者是具特定密碼技術與憑證條件的類型。

各名詞定義

（一）電子文件

依《電子簽章法》第 2 條第 1 款，電子文件是指文字、聲音、圖片、影像、符號或其他資料，以電子或其他人之知覺無法直接認識的方式，所製成足以表示其用意的紀錄，而供電子處理之用者。

判斷重點是：資料形式不限於文字；紀錄須足以表示用意；用途須供電子處理。

（二）電子簽章

依同條第 2 款，電子簽章是指依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者。

因此，電子簽章的功能在於連結文件、辨識簽署人，並確認簽署人的身分或資格及文件真偽。

（三）數位簽章

依同條第 3 款，數位簽章是電子簽章的一種，指將電子文件以數學演算法或其他方式運算為一定長度的數位資料，再以簽署人的私密金鑰對其加密而形成電子簽章；該簽章得以公開金鑰驗證，並須具備憑證機構簽發的憑證。

核心觀念

本題考查 XML 的定義、主要特性，以及 XML 與 HTML、SGML 的關係。XML 是 eXtensible Markup Language（可延伸標記語言），由 W3C 制定，屬於描述與交換結構化資料的標記語言。它也是一種「元標記語言」：使用者可依資料需求自行設計標籤名稱與文件結構。

XML 本身不負責規定資料的實際意義，也不會自動決定資料如何呈現。例如 <title> 只是標籤名稱；它代表什麼、如何顯示，須由應用程式、樣式表或其他規範賦予意義。

解題方法

作答時可依序說明「定義與用途」、「語法特性」、「與 HTML 的比較」、「與 SGML 的關係」。題目提到電子檔案保存、公文交換及數位典藏 Metadata，作答重點應放在 XML 如何以自訂標籤描述資料，以及其結構化、可交換的特性。

XML 的主要特性

1. 可延伸、自訂標籤：標籤名稱可依資料內容設計，不限於固定標籤集合。
2. 階層式結構：以巢狀元素表示資料間的包含關係，也可使用屬性描述元素資訊。
3. 語法規則明確：須有且僅有一個根元素；開始標籤與結束標籤須配對；元素須正確巢狀；屬性值須加引號。符合基本語法者稱為「格式良好」（well-formed）。
4. 可進一步驗證結構：可透過 DTD 或 XML Schema 等規範，檢查文件是否符合預定的元素、屬性及資料型別規則；符合規範者稱為「有效」（valid）。
5. 具互通性：以文字形式表示結構化資料，適合不同系統間交換與處理；但實際互通仍須雙方採用相同的資料格式與欄位定義。
6. 內容與呈現可分離：XML 著重描述資料結構與內容；若要控制顯示方式，可搭配 CSS、XSL 等工具。
7. 不等於程式語言：XML 用來標記及組織資料，不直接執行運算或定義應用程式行為。

例如：

<檔案>
 <題名>檔案管理</題名>
 <年度>113</年度>
</檔案>