113 高普考高考三級 檔案管理 檔案應用服務 考古題詳解

核心觀念

本題考的是檔案依其管理層級不同，民眾申請應用時的受理機關、申請方式、審查流程與提供方式。答題時先區分「機關檔案」與「國家檔案」，再依兩套適用規範比較程序。

**以命題當年（民國 113 年）法規為準。**主要法源為《檔案法》第 2 條、第 17 條、第 18 條、第 21 條、第 22 條，以及《機關檔案管理作業手冊》相關規定與《國家檔案開放應用要點》。就本題所涉程序，113 年適用的《國家檔案開放應用要點》為 109 年 2 月 27 日修正版本。

一、何謂機關檔案申請應用

《檔案法》所稱檔案，是各機關依照管理程序歸檔管理的文字或非文字資料及其附件。機關檔案申請應用，是民眾向檔案保管機關提出申請，經機關依法審查後，閱覽、抄錄或複製該機關所保管檔案的作業。

依《檔案法》第 17 條，申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由；機關除有法律依據外，不得拒絕。依第 18 條，檔案如涉及國家機密、犯罪資料、個人隱私、營業秘密或其他依法應限制公開事項，機關得拒絕申請。部分內容須限制公開時，應依規定遮蔽或抽離限制部分後，提供其餘可公開內容。

二、何謂國家檔案開放應用

國家檔案開放應用，是國家檔案管理機關依《檔案法》第 22 條及《國家檔案開放應用要點》，提供民眾查詢、閱覽、抄錄或複製國家檔案的服務。其範圍不限於民眾閱覽、抄錄或複製，也包括目錄公布、諮詢、檔案編輯或研究出版、展覽，以及機關借調或調用等事項。

國家檔案由國家發展委員會檔案管理局管理，或由該局委託其他機關（構）或民間團體管理。應用時仍須依法審查；國家檔案並非一經移轉或典藏，就代表全部內容均可公開。

三、調閱程序比較

核心觀念

本題考查檔案使用者研究中的三個層次：資訊需求、應用檔案的行為動機，以及歷史學者的資訊尋求特性。作答時應先界定資訊需求，再依使用目的歸納檔案利用動機，最後聚焦歷史學者如何找尋、判讀及使用檔案。

資訊需求是個人為完成工作、研究或其他目的，察覺自身知識或資訊不足，而產生的資訊需求狀態。它可能先是尚未明確表達的疑問，再逐步轉化為可描述、可查詢的問題。資訊需求不等於資訊查詢：前者是促使使用者尋求資訊的缺口，後者是使用者為填補缺口所採取的行動。

使用者應用檔案的行為動機，通常可概括為：

1. 學術研究：蒐集第一手史料、檢證研究假設、補充或修正既有研究。
2. 行政與業務需要：查考機關決策、業務沿革、政策執行或相關事證。
3. 法律及權益證明：取得可佐證身分、財產、權利義務或法律事實的資料。
4. 個人與家族需要：追溯家族歷史、尋找個人經歷或確認身分資訊。
5. 教育、文化與社會用途：教學、地方文史調查、出版、展覽或其他文化傳播。
6. 個人興趣與休閒：因好奇、收藏或興趣而查閱檔案。

各類使用者的動機可能重疊；例如學術研究者也可能因個人興趣查檔。

解題方法

本題可採「定義 → 動機分類 → 特定族群行為」的順序作答。先以「知識或資訊缺口」界定資訊需求；再依檔案使用目的整理動機；最後以歷史學者的研究流程說明其資訊尋求行為。歷史研究往往從研究問題出發，但檔案內容與編排方式也會反過來影響研究問題，因此不能只寫成單純的關鍵字查詢。

歷史學者找尋資訊的行為特點

1. 以研究主題或問題為起點，逐步修正搜尋方向 歷史學者通常先確定研究時期、人物、事件或議題，再尋找可能相關的全宗、系列與案卷。接觸新資料後，常會調整問題、補充子題，或拓展原先設定的搜尋範圍。

核心觀念

檔案應用是檔案管理的服務端工作，目的在於使檔案在妥善保存的前提下，能被機關及民眾查詢、取用與利用，發揮行政、法律、歷史及文化等價值。作答時須區分兩個層次：

1. 開放應用：依檔案法規定，民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，機關受理並提供服務。
2. 應用推廣：機關主動運用檔案資源，透過諮詢、展覽、研究出版及其他推廣方式，擴大檔案的社會利用。

法源以命題當年（民國 113 年）法規為準。《檔案法》第 17 條至第 21 條規範檔案申請應用等事項；《檔案法施行細則》第 21 條規定，機關為推廣檔案應用服務，得視業務需要提供諮詢服務、辦理展覽、研究出版及其他推廣事項。上述法規與本題相關規定截至命題年度並無需特別提示的重大後續修正。

解題方法

本題是檔案應用服務的概念題，宜先下定義，再依「民眾申請」與「機關推廣」兩條主線列出工作內容。只寫閱覽、抄錄、複製，會漏掉申請審核、檔案準備及還卷等服務流程，也會漏掉展覽、出版等主動推廣工作。

檔案應用之意涵

檔案應用係指在符合法令及檔案開放條件下，提供檔案予機關或民眾查詢、閱覽、抄錄、複製及研究利用，並藉由各項服務與推廣活動，使檔案資訊得以妥善運用。其核心在於兼顧檔案開放利用與檔案安全、公共利益及個人權益。

檔案應用服務不只是把檔案交給申請人，而是包含從提供檢索資訊、受理申請、審核准駁，到實際應用及檔案歸還的一系列作業；亦包括機關主動推廣檔案資源。

檔案應用服務涵蓋的實務工作

一、應用前置與檢索服務

1. 公布檔案目錄及提供檢索工具：使使用者得以查明檔案內容、形成機關、年度及案名等資訊，據以提出申請。
2. 提供諮詢服務：說明目錄查詢、申請方式、應用程序、收費及檔案利用注意事項，協助使用者找到所需資料。
3. 設置應用處所與設備：提供閱覽、抄錄及複製的適當空間與設備，維持應用環境及檔案安全。

二、受理申請及審核回覆

核心觀念

檔案館的教育功能，是把檔案作為原始史料與公共知識資源，設計學習活動，使民眾能認識檔案的形成、整理、保存與應用，並從檔案理解歷史脈絡、培養史料判讀與資訊素養。教育推廣的對象不限於研究者，也包括學生、教師及一般民眾；目的在使檔案館由典藏與閱覽場所，進一步成為社會教育及終身學習的場域。

本題不以特定法條或公式為核心，重點在於完整回答三個層次：教育服務有哪些形式、推廣工作面臨哪些困境，以及如何採取相應措施強化教育功能。

解題方法

作答可依「服務形式—推廣困境—強化措施」三段展開。說明服務形式時，從服務對象與接觸方式分類；分析困境時，分別檢視檔案館內部資源、檔案本身特性及外部教育環境；提出改善措施時，逐項回應前述困境，並兼顧內容、合作、近用與成效評估。

一、檔案館教育服務的形式

1. 館內參訪與導覽：辦理團體參觀、常設展或特展導覽，介紹檔案館的功能、典藏內容、保存環境及閱覽方式；亦可規劃庫房或修護等工作展示，讓參訪者了解檔案從徵集到提供應用的流程。

2. 課程、講座與研習活動：依對象辦理檔案素養課程、教師研習、專題講座及檔案應用工作坊。內容可包括檔案檢索、檔案判讀、史料查證、研究方法及檔案保存等。

3. 以原始檔案為材料的教學活動：選取具代表性的檔案，設計學習單、教材包、教案、主題課程、競賽或營隊，引導學生閱讀、比較及解讀史料，進一步連結課程內容與社會議題。

4. 展覽、出版與影音推廣：以主題展覽、巡迴展、出版品、紀錄片、 podcast、短影音等方式呈現檔案內容，降低專業門檻，讓不同年齡與背景的民眾接觸檔案。

5. 數位與線上教育服務：建置檔案資料庫、線上展覽、數位學習教材、影音導覽及互動網站，提供遠距查詢與自主學習資源；亦可透過社群媒體持續介紹典藏內容及檔案應用方式。

6. 外展與跨域合作：將教材、展覽或講師帶入學校、社區及文化機構，並與教師、博物館、圖書館、大學及地方團體合作，發展結合歷史、人權、公民教育或地方文化的課程與活動。

二、檔案館教育推廣面臨的困境

1. 人力與經費不足：檔案館常須優先處理徵集、整理、保存及閱覽等核心業務，教育推廣缺乏專責人員與穩定預算，導致活動規模、頻率及服務對象受限。

2. 檔案內容不易直接轉化為教材：檔案原始、零散且形成脈絡複雜，包含專業用語、手寫文字或舊式格式；若欠缺背景說明與教學設計，一般民眾及學生不易理解。

3. 社會認知與使用習慣不足：部分民眾將檔案館視為只服務研究者的機構，不熟悉檔案的公共價值、查詢方法及應用流程，因而缺乏主動利用的動機。