113 高普考高考三級 檔案管理 檔案技術服務 考古題詳解

核心觀念與法規依據

本題考查保存年限區分表的功能、編訂程序，以及採「檔案分類表與保存年限區分表結合編製」時的架構和欄位記載原則。以下以命題當年（民國 113 年）法規為準。

依《檔案法》第 10 條，檔案保存年限應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。依《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第 5 條，各機關應就主管業務編訂保存年限區分表，區分檔案保存年限及清理處置，並循程序送審；第 6 條規定至少每 10 年檢討一次。定期保存年限原則為 1、3、5、10、15、20、25、30 年；法令另有規定或符合辦法所定情形者，依其規定辦理。

保存年限區分表不是單純的期限清單，而是機關進行檔案分類、判定保存年限及後續清理處置的制度依據。新設機關須依實際職掌編訂，不能只套用其他機關的表格。

編訂目的與重要性

1. 統一分類及歸檔標準：明確界定業務類目，使承辦人能將公務文件歸入適當類目，檔案管理人員也有一致的立案、編目依據。
2. 依價值訂定保存期限：考量行政稽憑、法律責任、人民權益、業務延續及歷史文化等價值，避免保存不足或無必要的過度保存。
3. 作為清理處置依據：屆期後依表列方式辦理銷毀或鑑定；具永久保存價值者則續予保存或依規定列為國家檔案。
4. 確保依法行政及保障權益：保留處理爭議、行政救濟及證明人民權利義務所需的紀錄，並使檔案處理可受檢驗。
5. 提升管理與資源運用：有助於規劃庫房、移轉、銷毀及檔案資訊系統，降低無效保存所占用的人力與空間。
6. 支援政策回顧與歷史研究：妥適保存足以呈現機關重要決策、業務發展及施政成果的紀錄。

解題方法：以新設戶政事務所職掌為編訂主軸

題目未提供幸福區戶政事務所的完整組織編制、實際分工及各項業務適用的基準項目，因此下表採一般戶政事務所職掌作合理假設，作為草案示例。實際編訂時，應依快樂市組織規程、幸福區戶政事務所組織規程、業務權責及相關法令逐項核實。

一、組成工作小組並蒐集資料

由檔案管理單位統籌，邀集各業務單位代表組成編訂工作小組。蒐集並檢視：

• 組織法規、組織規程、分層負責明細表及各單位業務職掌。
• 戶籍法令、相關業務規定及法定保存期限。
• 年度計畫、年報、大事紀、業務統計、民意機關答詢資料等。
• 現行同質機關（戶政事務所）之分類及保存年限區分表、機關共通性檔案保存年限基準。

先按業務性質區分具體業務項目，再確認戶政事務所與市府或其他機關間的主辦、協辦及配合權責。

二、採分類表與保存年限區分表結合編製

依機關組織及業務架構設計類目層級，分類號須有邏輯且能表示層級關係。層級不宜超過五級；前兩層「類、綱」作為分類架構使用，後續再視歸檔需要設定「目、節、項」等可歸檔層級。業務性質相同者歸於同一類目；綜合性業務置於相關層級之前，各層級末端可設「其他」，其保存年限不宜過長。

檔案管理人員擬訂初稿後，邀集各業務單位研商，確認類目涵蓋性、描述清楚度、年限及清理處置。必要時依規定辦理保存價值鑑定，並撰寫鑑定報告。

三、核准、送審及實施

完成草案後簽陳機關首長核准，再依《檔案法施行細則》第 10 條所定程序層送檔案中央主管機關審核。幸福區戶政事務所屬地方機關，應循快樂市政府彙整送審的程序辦理；審核通過後，再簽陳核定擇期實施，並將結合編製的表送交機關檔案管理資訊網。實施後應宣導各單位使用，並至少每 10 年檢討一次；遇組織或業務變動時，也應檢視並修正。

保存年限區分表草案示例

幸福區戶政事務所檔案分類及保存年限區分表（草案）

核心觀念

檔案鑑定，是依檔案的內容、來源、形成背景、保存狀況及使用需求，評估其保存價值，據以決定保存期限與清理處置的專業作業。鑑定不只是判斷「要不要留」，也要說明「為什麼留、留多久、以何種方式處理」，並兼顧機關責任、民眾權益、政府施政紀錄及歷史記憶。

本題法規依據，以命題當年（民國113年）法規為準，主要包括《檔案法》、《檔案法施行細則》、《機關檔案保存年限及銷毀辦法》及《檔案保存價值鑑定規範》。依《檔案法》第10條及相關規定，各機關應編訂檔案保存年限區分表；保存價值鑑定則用於判斷檔案保存年限與清理處置是否妥適。

《檔案保存價值鑑定規範》所列鑑定基準包括：原有價值、行政稽憑價值、法律價值、資訊價值、歷史價值、管理成本及風險評估。國家檔案鑑選時，以資訊價值及歷史價值為優先。

鑑定時機

檔案鑑定應在檔案清理及保存決策的適當節點進行，常見時機如下：

1. 訂定或修訂檔案保存年限區分表，且有檢討保存年限或清理處置的需要時。
2. 檔案屆保存年限，區分表所定清理處置為「屆期後鑑定」時。
3. 辦理檔案銷毀、移轉或應用時，發生疑義或爭議時。
4. 檔案年代久遠，難以判定保存年限或清理處置時。
5. 檔案因天災、事故或保存技術變更，需重新檢視保存年限或處置方式時。
6. 機關永久保存檔案移轉前，確認是否符合國家檔案徵集條件時。
7. 電子檔案辦理轉置、移轉、移交或清查時，須確認其保存需求及可讀性。
8. 規劃建置或改版電子檔案管理資訊系統時，須檢視檔案資料及保存管理需求。
9. 受贈、受託保管或收購私人、團體的珍貴文書時，須評估其保存價值及典藏必要性。

國際常見鑑定模式：宏觀鑑定

宏觀鑑定（Macro-appraisal）以加拿大檔案學者 Terry Cook 的理論最具代表性。其核心不是先逐件檢視檔案，而是先分析政府職能、機關組織、政策運作及政府與社會互動，找出最能反映重要職能、權力關係及社會影響的紀錄，再據以選擇應永久保存的檔案。

宏觀鑑定重點如下：

• **由職能與脈絡出發：**先研究機關的法定職掌、組織沿革、政策及業務流程，掌握檔案形成的背景。
• **以社會功能為判斷核心：**關注哪些政府職能及社會活動最具代表性、影響最廣，並能呈現政府決策及民眾經驗。
• **先決定重要紀錄的範圍，再檢視檔案：**依重要職能與活動，辨識能提供充分證據的檔案系列或案卷，避免只憑單件內容判斷。
• **重視代表性與完整性：**選擇足以呈現機關職能、政策執行及社會影響的紀錄，同時注意與其他機關檔案的關聯，避免重複或留下重要缺口。

宏觀鑑定的優點是能從整體職能及社會脈絡規劃徵集，適合大量檔案及跨機關鑑選；實務上仍須搭配目錄分析、抽樣及實地檢視，確認具體檔案內容與價值。

我國國家檔案鑑選：適用模式與方法

我國國家檔案鑑選宜採宏觀鑑定為主、微觀鑑定為輔。國家檔案徵集涉及不同機關、時期及政務主題，若只逐件看內容，難以掌握整體施政脈絡，也不易在大量檔案中穩定選出具代表性的紀錄。因此先分析國家重要職能、機關沿革與檔案系列，再針對關鍵案卷及文件進行內容檢視，兼顧整體代表性與個別檔案的重要性。

可採用的方法包括：

核心觀念

本題考查檔案整理的兩項核心工作：編排與描述，以及它們和圖書館「分類編目」的差異。答題時要先說明兩者各自處理什麼，再說明檔案作業的基本原則，最後從資料性質、整理依據、作業方式及檢索功能比較。

檔案是機關、團體或個人在業務或活動過程中自然形成的原始紀錄，具有來源、形成脈絡及文件間關聯；圖書則多為經作者編著、出版而成的獨立作品。因此，檔案整理的重點不只在辨識單件內容，也要保存其形成脈絡與彼此關係。

意義與目的

編排是依檔案產生者劃分全宗，並依組織架構、業務職能、活動或其他適當原則，整理及排序檔案，以建立檔案間的關聯與順序。它主要處理檔案實體或內容的組織方式，提供管理、保管及調閱依據。

描述是依編排結果，按不同層級著錄檔案的內容重點、形式特徵、關聯資訊及管理資訊，形成檔案目錄與查檢工具，揭示館藏內容及檔案間的關聯。

兩者的目的包括：

1. 保存並呈現檔案的來源、形成脈絡及原有關聯。
2. 建立有系統的檔案秩序，便利保管、管理、調閱及清點。
3. 編製可供查詢的目錄，使使用者能辨識相關檔案並據以申請應用。
4. 支援後續保存、清理、開放應用、數位化及檔案管理作業。

作業基本原則

1. 全宗原則：同一機關、團體或個人形成的檔案，原則上歸屬同一全宗，維持其來源上的完整性。
2. 來源原則：不同來源的檔案應分別處理，不因主題相同便任意混合。檔案的形成者及形成脈絡，是整理與描述的重要依據。
3. 原始順序原則：尊重來源者原有的分類體系及檔案順序，避免重新編排而破壞文件原有關聯。原有秩序已不存在或未曾建立時，才依內容、性質、形式等訂定適用方式，並以清楚、一致、可說明為原則。
4. 層級描述原則：描述層級應配合編排層級，依檔案群體的層次逐層揭示，而非將整批檔案一律視為彼此無關的單件資料。常見層級包括全宗、系列或副系列、案卷及案件。
5. 尊重檔案原貌與依據著錄：描述應依檔案本身及可靠資訊著錄，充分呈現內容與形式特徵，避免加入未經檔案支持的推論或評價。
6. 一致性與可檢索性：依規範著錄，適當使用名稱權威控制及主題詞彙，使檢索點一致並提升查詢效果。

命題當年（民國 113 年）法規為準，相關法源包括《檔案法》第 7 條、第 8 條、《檔案法施行細則》第 6 條、第 10 條，以及《檔案分類編案規範》與機關檔案編目相關規範。

檔案與圖書分類編目的異同

核心觀念

本題考查兩件事：一是依檔案媒體特性及保存風險，規劃安全、適用且容量足夠的檔案庫房；二是建立持續檢核與改善機制，讓檔案管理兼顧保存品質、作業效率及服務效益。

法規依據以命題當年（民國113年）法規為準，主要包括《檔案法施行細則》第9條及《檔案庫房設施基準》。《檔案法施行細則》第9條要求各機關設置檔案典藏場所及設備時，參照檔案庫房設施基準等規定；管理維護檔案時，則應防止蟲、鼠、水、火、煙、光、熱、塵、污、黴、菌、盜及震等損害。

解題方法

可用「需求評估、空間與結構、環境與設備、安全與營運、品質循環」五個面向作答。先交代建置前要盤點什麼，再列出庫房設施的規劃重點，最後提出可執行的品質控管及效益提升措施。如此能同時回應題目的「建置規劃」與「掌控質量、提升效益」。

檔案庫房建置規劃之考量要件

一、盤點需求與推估容量

建置前應盤點現有檔案數量、媒體類型、保存年限、永久保存檔案比例、預計移入量、調閱頻率及未來成長量，據以估算庫房面積、檔案架數、設備規格與經費。紙質檔案、照片、底片、影音帶及電子媒體的保存需求不同，應依媒體特性分區保管或配置適用設備，避免以單一環境條件保管所有媒體。

庫房容量也須保留適當成長空間，並考量檔案點收、整理、清潔、調閱及搬運所需的作業空間；不能只依目前檔案量配置，造成短期內空間不足或作業動線受阻。

二、選址與空間配置

庫房應避開洪泛地帶、低窪積水處及排水不良位置，並與自然環境及辦公、其他技術用房舍作必要區隔。選址宜設於建築物樓層平面中間，降低外界溫濕度變化與日照影響；原則上不宜設於地下室。

空間配置應區分檔案庫房、整理作業區及檔案應用處所，安排清楚的檔案入庫、上架、調閱、歸還及搬運動線。庫房出入口、門禁和人員工作區也應納入配置，減少非必要人員進出。

三、建築結構與載重

建築設計須符合建築相關規定並注意耐震。樓地板設計載重不得低於每平方公尺650公斤；設置密集式檔案架時，應依實際需求計算，且不得低於每平方公尺950公斤。既成建物應確認檔案與設備總載重不超過樓地板設計載重，並委由專業技師檢核；有超載疑慮時，應先評估結構補強。

庫房牆壁、地板應作防潮處理；庫房樓地板面原則上應高於庫房外同一樓層樓地板面2公分以上，以降低溢水流入風險。庫房不宜設置天花板，並應避免水管等管線通過；牆壁、門窗及地板的隙縫、孔洞應填補完善。

四、環境控制與照明

庫房應設置空調及空氣淨化措施，依檔案媒體類型控制溫度與相對濕度，配置溫濕度紀錄儀表並定期記錄；發現異常時，應即時處理。紙質、攝影、影音帶與電子媒體的環境標準不同，應依《檔案庫房設施基準》第13點附表辦理，並避免溫濕度劇烈變動。

庫房應減少外窗；有設窗必要時，避免在東、西面開窗，並設置窗簾或遮陽板。照明應採低紫外線、散熱良好的設備；一般照明用螢光燈應加裝紫外線濾除裝置，照明亮度宜控制在80至240勒克斯。

五、檔案設備與安全設施

檔案架、檔案櫃及檔案箱應具防火、防潮、防蝕及耐震措施，擱板應保持光滑，避免磨損檔案。檔案架或櫃體與壁面應保持8公分以上距離，並遠離日曬或有滲水跡象的牆面；設備避免與地板密接，架頂宜設蓋板，以減少受潮、落塵及污穢。