115 高普考高考三級 檔案管理 檔案技術服務 考古題詳解

核心觀念

共通性檔案保存年限基準（General Records Schedules，簡稱 GRS），是檔案中央主管機關針對不同機關共同產生，或業務性質相近機關所產生的檔案，訂定的保存年限及清理處置準據。其核心功能是提供機關編訂檔案保存年限區分表時可採用的共同基準，減少重複判斷，並使檔案保存與清理作業標準較為一致。

依《檔案法》第 10 條，檔案保存年限應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第 5 條規定，各機關應就主管業務編訂檔案保存年限區分表，區分保存年限與清理處置方式，並送檔案中央主管機關審核；編訂時應依該辦法、GRS 及其他相關法令辦理。

GRS 是保存年限判定的最低基準，並不取代機關的檔案保存年限區分表，也不授權機關在檔案屆期後直接銷毀。機關仍須依自身業務及相關法令辦理編表、審查與清理。

解題方法

本題依序說明 GRS 的「目的、用途、我國運用概況」，並掌握兩項界線：GRS 是機關編表與清理的共同依據；檔案屆期不等於可以直接銷毀。

一、目的

1. **減輕編表負擔：**各機關的輔助業務，或同質機關的業務檔案，常有相似的檔案類別與保存需求。訂定共同基準，可減少各機關逐項重新判定的人力與時間。
2. **統一保存年限判定：**使相同性質檔案的保存年限與清理處置趨於一致，減少機關間標準差異。
3. **兼顧檔案價值與管理效能：**協助機關留存具有行政、法律或歷史價值的檔案，並使無續存必要的定期檔案進入依法清理程序。
4. **提升管理品質：**使保存年限與清理處置在檔案生命週期前端即有依據，利於後續鑑定、移轉、銷毀及資源規劃。

二、用途

1. **作為編訂檔案保存年限區分表的依據：**機關編訂或修正區分表時，可對照適用的 GRS，將檔案類別、保存年限與清理處置納入本機關區分表。
2. **作為保存年限判定基準：**承辦及檔案管理人員依檔案內容、業務性質與適用範圍，判斷是否符合基準表所列類別，再據以判定保存年限。
3. **作為清理處置依據：**基準表所列處置，可供機關辦理檔案屆期後的續存、鑑定、移轉或銷毀作業參考。清理處置包括列為國家檔案、機關永久保存、屆期後鑑定及依規定程序銷毀。

核心觀念

本題考查我國機關檔案管理評鑑制度的法源、政策目的、制度價值與評鑑內容。作答時應先說明制度是依法督導機關落實檔案管理，再交代分級考評如何運作，最後依檔案生命週期整理考核重點。

**以命題當年（民國 115 年）法規為準。**主要法源為《檔案法施行細則》第 27 條及《機關檔案管理評鑑要點》；115 年度適用新版《機關檔案管理評鑑表》。本題所涉規定在命題年度的制度架構下，應以該年度法規及評鑑表作答。

法源依據與制度設計

《檔案法施行細則》第 27 條要求檔案中央主管機關對各機關檔案管理作業實施評鑑及獎勵，並由主管機關對所屬機關辦理考核、輔導及獎懲。《機關檔案管理評鑑要點》據此建立分級評鑑制度，主要分為：

1. 機關自行評估：各機關依檔案管理局所定檢核表，每年自行檢核檔案管理成效，並評析風險及提出因應處置。
2. 主管機關考評：中央二級機關及直轄市、縣（市）政府等主管機關，對所屬或所轄機關定期考評、輔導及獎懲。
3. 檔案管理局評鑑：檔案管理局依評鑑要點及評鑑表，對特定機關辦理評鑑，促進機關檔案管理品質一致提升。

這是「機關自我檢核、主管機關督導、中央專責機關評鑑」的分級機制；主管機關得依規定辦理分級考評，並應以評鑑結果追蹤改善情形。

推動目的

制度目的在於整體提升各機關檔案管理品質與效能，落實評鑑機制。具體而言，是促使機關遵循檔案法令及相關規範，及早發現管理缺失與風險，透過輔導、追蹤及獎懲改善作業，並培養檔案管理人員的專業能力。

重要性

1. 維護政府施政紀錄與國家記憶：檔案是政府施政及機關職能運作的紀錄，妥善管理才能完整保存重要發展歷程。
2. 保障行政責任與人民權益：檔案具備證據與資訊功能，關係行政透明、責任追究及人民知的權利。
3. 促進依法行政與風險控管：以共同標準檢視各項作業，降低檔案遺失、毀損、誤銷毀、目錄不完整及應用受阻等風險。
4. 推動持續改善與專業成長：評鑑結果可作為機關檢討、主管機關輔導及人員獎勵的依據，形成改善循環。
5. 提升檔案服務效能：從保存、整理到目錄彙送與應用服務均納入檢視，有助民眾查詢、閱覽及政府資訊運用。

考核重點

作答可依「制度治理—檔案全生命週期—服務與改善」三層次整理。115 年度評鑑表的考核內容涵蓋檔案法定作業的基礎事項，重點包括：

核心觀念

本題考查檔案管理作業是否能在專業管理與民眾知識之間建立合作。公眾參與不是將法定責任交由民眾決定，而是由檔案館設定範圍、提供必要資訊與參與管道，邀請民眾補充檔案脈絡、提出需求或協助處理資料，再由檔案專業人員審核並作成決定。

依《檔案法》第 2 條，檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、應用、清理及安全維護等事項。檔案管理的多項工作都可設計公眾參與機制；例如檔案保存價值鑑定、檔案內容描述與全文建置、檔案展覽策劃及檔案應用服務。本題要求舉兩項，並說明執行構想與推動效益。

法規基準：以命題當年（民國 115 年）法規為準。

解題方法

可採「作業項目—參與方式—效益」三段式作答：

1. 選出兩項具體的檔案管理作業。
2. 說明由誰參與、如何參與，以及檔案館如何把關。
3. 分別交代參與帶來的管理或服務效益。

作答時宜兼顧不同面向：一項著重檔案的保存價值判斷，另一項著重檔案資訊整理與利用，能展現公眾參與在檔案生命週期中的多種功能。

作業一：檔案保存價值鑑定

**執行構想：**檔案館在辦理檔案保存價值鑑定時，可針對涉及重大公共政策、社會運動、地方發展或特定族群經驗的檔案，邀請檔案當事人、研究者、地方文史團體、利害關係人及相關社群代表參與。檔案館可透過座談、公聽會、問卷或線上意見徵集，蒐集檔案與事件背景、社會影響及民眾使用需求等資訊，並將意見納入鑑定資料。最後仍由檔案專業人員依鑑定標準綜合判斷，記錄意見採納情形及判斷理由。

**推動效益：**民眾熟悉事件脈絡與地方記憶，能補足機關檔案及既有研究資料未呈現的觀點，提升鑑定對社會需求及不同群體經驗的掌握。透過公開徵詢及說明判斷依據，也能提高鑑定程序的透明度與社會信任，減少重要檔案因價值認知不足而遭忽略的風險。

核心觀念

本題考查檔案管理局如何依國家檔案徵集原則審查民間捐贈，以及「有人願意捐贈」是否就代表檔案局應予接受。判斷重點是捐贈物是否具有永久保存價值、是否符合徵集方向，並能否補充國家記憶；並非只看年代久遠或捐贈者意願。

以命題當年（民國115年）法規為準：

• 依《檔案法》第2條第3款，國家檔案是指具有永久保存價值，並移歸檔案中央主管機關管理的檔案。
• 依《檔案法》第14條，私人或團體所有的文件或資料，具有永久保存價值者，檔案中央主管機關「得」接受捐贈、受託保管或收購。「得」表示有權衡判斷，並非符合捐贈形式就必須收下。
• 檔案局蒐整民間珍貴文書，目的在補充國家檔案館藏、保存國家重要紀錄；審選時須考量文書的歷史與研究價值、與徵集策略及既有館藏的關聯、原始性、完整性、保存狀況，以及典藏與後續利用條件。

解題方法

先分辨題目所述資料的性質，再依序檢視徵集價值與館藏必要性：

1. 確認資料類型與來源：本題是民間持有的報紙，不是政府機關因執行公務形成並移轉的機關檔案。即使報紙記載重要事件，也須判斷這批報紙本身是否具有值得永久保存的特殊價值。
2. 檢視國家記憶價值：評估內容能否見證臺灣政治、經濟、社會或文化的重要發展，是否具有代表性、稀有性或研究價值。
3. 檢視館藏必要性：確認館藏是否已有相同報紙、相同年份或可替代的複本；捐贈是否能填補館藏缺漏，或提供獨特版本、特定事件專題與其他資料相互印證。
4. 作成受贈決定：只有在整體評估符合徵集方向且具永久保存價值時，才接受捐贈；否則應說明理由，並可建議洽適合典藏出版品的機構。

題中僅說是民國92、93、95年的《中國時報》、《蘋果日報》等中文報紙，未說明其內容具有特殊性，也未提供版本、完整程度、保存狀況或館藏缺漏等資訊。因此就題目所給條件，應以「一般報紙複本、尚無足以證明其具特殊永久保存價值」作為審查基礎。

國家檔案徵集原則

檔案局應以系統性、計畫性徵集為原則，依國家檔案徵集策略與館藏發展方向，選取足以見證國家發展、重要政策制度、歷史文化與社會環境變遷的檔案。審查民間捐贈時，尤其應把握以下原則：

• 價值原則：具有永久保存價值，能供行政、法律、歷史或學術研究使用。
• 徵集方向原則：內容符合國家檔案徵集策略及館藏發展需要，能反映國家重要歷程或社會多元面貌。