115 高普考高考三級 檔案管理 檔案管理學 考古題詳解

核心觀念

全宗（fonds）是同一機關、團體、組織或個人在執行職務、從事活動時形成，彼此具有歷史或邏輯關聯的檔案文件整體。它以檔案的來源為基礎，是檔案整理、保管與描述的基本單位。

全宗原則要求同一來源的檔案集中管理，維持檔案間的關聯與整體性；不同來源的檔案則應分開處理。全宗有助於保存檔案原有脈絡，避免僅按主題或媒體形式重新混合，造成來源與業務關係不明。

法源上，可援引《檔案分類編案規範》所定全宗原則：同一機關（構）、團體或個人之檔案，視為不可分的整體處理，以確保檔案文件間的關聯性及整體性。以下以命題當年（民國115年）法規為準。

解題方法

本題分成兩部分作答：先定義全宗，再說明判定機關檔案是否構成獨立全宗的準則。判定時，先看機關是否具有相對獨立的組織與運作，再看機關改組、合併或職能變動後，是否仍延續原有機關實體與檔案脈絡。

一、判定是否為獨立立檔單位

公家機關可依下列條件判斷其檔案是否構成獨立全宗：

1. 能否獨立行使職權並對外活動：是否能以本機關名義獨立執行職務、處理業務或對外行文。這是最重要的判準。
2. 是否有獨立財務運作：是否能編列預算或財務計畫，並設有會計、經濟核算單位或財務人員。
3. 是否具人事管理能力：是否有管理人事的機構或人員，並具有一定的人事任免權。

三項條件應綜合觀察，不能只憑機關名稱、印信或辦公地點判定；特殊情況下，以能否獨立行使職權及對外活動作為主要依據。符合條件者，其檔案原則上可構成獨立全宗。

二、依機關沿革與職能變動處理

核心觀念

本題考查機密檔案歸檔時的封套著錄，以及機密檔案入庫後如何兼顧區隔保管、安全防護、專責管理與出入管制。機密檔案是依法列為機密等級的檔案；封套使管理人員能在不拆封的情況下點收、辨識及管理檔案。

法規依據為《檔案法》及《機密檔案管理辦法》第 2 條、第 4 條、第 6 條至第 8 條，並可參照《機關檔案管理作業手冊》的機密檔案管理規定。以下以命題當年（民國 115 年）法規為準。

解題方法

依題目分成兩部分作答：

1. 封套記載事項：逐項列出《機密檔案管理辦法》第 4 條所定封面欄位，並補充封口簽章與案名保密例外。
2. 入庫管理原則：按「誰管理、如何分存、如何防護、如何管制」整理法規要求，避免只寫「妥善保管」而漏列具體措施。

一、機密檔案專用封套封面應記載事項

依《機密檔案管理辦法》第 4 條，機密文書歸檔時，承辦人員應以機密檔案專用封套裝封，封面記載：

1. 單位名稱。
2. 收發來文字號。
3. 案由或案名。
4. 分類號。
5. 頁數。
6. 件數。
7. 附件數。
8. 案卷內文件起迄日期。
9. 保存年限。
10. 機密等級。
11. 保密期限或解密條件。

封套封口應簽章後送檔案管理單位辦理歸檔。案由或案名如涉及機敏資訊，得以代碼或代名表示；仍應使管理人員能辨識案件，不宜一律以「密不錄由」取代。

檔案管理人員點收時，只能依封套記載事項檢視，不得拆開封套；記載不全者，應退回補正。

二、機密檔案入庫管理原則

1. 專責管理與點交

機密檔案應由機關首長指定專人管理，或由檔案管理單位主管管理。保管人員調職或離職時，應清點所保管的機密檔案並辦理點交，以維持保管責任連續。

2. 與一般檔案分開存放，按機密等級分別保管

核心觀念

本題考查機關在訂定檔案管理計畫前，如何透過「環境情勢分析」與「需求評估」，掌握機關內外條件、檔案管理現況與服務需求，據以確認問題、找出差距、排列發展優先順序，並形成後續計畫目標及策略。

作答可依《機關檔案管理作業手冊》第1章「計畫作業」的規劃架構說明。機關規劃檔案業務時，應先調查管理與應用現況、檢討現行策略及成效，再分析內外環境與服務差距，確認要解決的問題和需求，選定優先發展課題，據以設定目標、研訂計畫。法規及作業規範部分，以命題當年（民國115年）為準。

解題方法

可按「掌握現況 → 分析環境 → 評估風險與差距 → 確認需求 → 排定優先課題」作答。先交代分析資料從何而來，再說明如何將資料轉化為計畫需求，能呈現完整的規劃邏輯。

一、蒐集檔案管理與應用現況

研訂計畫前，應盤點機關管有檔案及相關管理條件，例如：

• 檔案目錄、類別、數量、媒體型式及保存年限。
• 檔案保存狀態、應用情形與服務對象使用情形。
• 檔案庫房、保存維護設施及資訊系統狀況。
• 機關組織、業務及人力、技術與經費等資源條件。

並運用檔案清查資料等，建立分析基礎，避免僅憑印象提出計畫需求。

二、分析環境情勢

就機關整體內外環境、組織及業務發展趨勢、檔案管理與應用現況、上級機關輔導及考評結果、作業成效評估結果，以及向檔案管理績優機關標竿學習的經驗，進行策略態勢分析。可用 SWOT 架構整理：

• 內在優勢：機關已有的制度、人力、資訊系統或成熟作業。
• 內在弱勢：例如人力不足、庫房空間不敷使用、檔案目錄或系統功能不足。
• 外在機會：例如新技術、跨機關資源或政策發展帶來的改善條件。
• 外在威脅：例如法令要求變動、媒體或技術淘汰、災害及資安風險。

分析時應掌握外在環境並監測未來變遷，確認最不利的發展情境；檢討既有策略或方案的推動成效；分析服務對象的背景、特質與所需服務；並找出關鍵需要及服務差距。

核心觀念

本題考查檔案管理人員面對檔案受損時，如何依專業倫理作成兼顧「檔案保存、事證完整、風險控制與機關責任」的判斷。重點不只是搶救受潮紙張，也包括如實記錄損害、避免改變或隱匿檔案狀況，並以專業方法降低後續劣化。

依《檔案管理人員專業倫理及服務守則》，相關精神包括：

• 維護檔案內容與媒體，防止檔案遭到變造、遺失或損壞，並採取預防措施避免劣化持續。
• 重視原始資料保存及檔案完整性，不得因檔案內容或外觀受損而隱匿事實或扭曲事證。
• 具備檔案風險意識並建立風險管理機制；遇有無法容忍的風險，應設置並落實控制措施。
• 忠實履行管理職責，並與機關內相關人員及其他專業人員溝通協調。

本題屬專業倫理與作業判斷題，不涉及特定法條或計算公式。以下依命題年度（民國115年）之專業倫理守則精神說明。

解題方法

作答可依「先止損、再評估、據實記錄、專業處置、持續改善」的順序，說明檔案管理人員如何履行保全職責；並特別指出，漏水源於機關建築物修繕，並不影響檔案人員應維持專業中立、如實處理的責任。

1. 先控制危害，避免損害擴大 通知相關單位停止漏水並排除現場危害；在確保人員安全的前提下，將檔案移至乾燥、安全處，避免紙張持續受潮、發霉、沾黏或字跡暈染。移動時應維持檔案原有順序與識別資訊，避免混卷、散失或錯置。

2. 評估損害並排序搶救優先次序 盤點受損範圍，依檔案的價值、重要性、保存年限、受損程度及可搶救性安排處理順序。若受損量大或媒體特殊，應尋求保存修護專業人員協助，不宜由未具適當專業能力者任意施作。