109 高普考高考三級 檔案管理 考古題詳解

核心觀念

本題考查《政治檔案條例》與《檔案法》的適用關係，以及政治檔案的範圍、解降密和開放應用制度。以下以命題當年（民國 109 年）法規為準。

《政治檔案條例》是《檔案法》的特別法，適用於符合該條例定義的政治檔案；政治檔案的徵集、整理、保存、解降密與開放應用，優先依《政治檔案條例》辦理。條例未規定的部分，仍適用《檔案法》及相關法規。

解題方法

依題目三個問點依序作答：先說明普通法與特別法的適用關係，再依《政治檔案條例》第 2 條說明政治檔案定義，最後對照兩法的解降密及開放應用規定。比較時，應掌握特別法的制度目的：加速政治檔案解密與開放，同時兼顧檔案當事人的隱私。

一、法律適用關係

《政治檔案條例》是《檔案法》的特別法。《檔案法》提供一般檔案管理制度；政治檔案因與二二八事件、動員戡亂體制及戒嚴體制等歷史議題相關，另由《政治檔案條例》設計較具體的徵集、解降密及開放規則。

因此，涉及政治檔案時，優先適用《政治檔案條例》；條例沒有特別規定的事項，仍依《檔案法》及其他相關法規處理。

二、政治檔案的定義

依民國 109 年《政治檔案條例》第 2 條，政治檔案是指：

• 保管者：政府機關（構）、政黨、附隨組織及黨營機構。
• 時間範圍：民國 34 年 8 月 15 日至民國 81 年 11 月 6 日。
• 內容關聯：與二二八事件、動員戡亂體制或戒嚴體制相關。
• 資料形式：檔案或各類紀錄、文件。
• 補充範圍：已裁撤機關（構）的檔案亦適用。

答題時要同時寫出「保管者、期間、內容關聯、資料形式」四項，不能只以檔案產生年代判斷；仍須符合條例所定內容關聯。

三、解降密規定與《檔案法》的不同

《政治檔案條例》第 5 條要求政府機關（構）在政治檔案移轉為國家檔案前，辦理機密檔案解降密檢討。其重要規則如下：

1. 逾三十年的解密原則：政治檔案屆滿三十年仍列機密等級，除原移轉機關（構）敘明有法定保密期限或解密條件外，視為解除機密。
2. 不得藉故規避解密：不得為隱瞞違法或行政疏失、掩飾不名譽行為，或拒絕、遲延提供應公開檔案內容而規避解密。
3. 解降密檢討有期限：原核定機關及其上級機關完成清查後，應於六個月內完成檢討；逾期未完成者，自期限屆滿翌日起視為解除機密。
4. 解除機密後的公告與程序：政治檔案解除機密後，由檔案局公告解除意旨並副知原移轉機關；必要解密措施不適用《國家機密保護法》及文書處理有關解除機密的規定。
5. 不得重新列密：未列密或已解除機密的政治檔案，不得改列或重新核定為機密檔案。

核心觀念

本題考查國家檔案如何徵集、機關如何清理並移轉檔案，以及移轉前如何確保整理與編目品質。作答時可依序說明「來源管道、清理方式、法定移轉時點、移轉品質控管」。

以下法規說明以命題當年（民國 109 年）規定為準。相關法源包括《檔案法》第 11 條、第 14 條、《國家檔案移轉辦法》及《檔案法施行細則》。本題所涉屆期移轉年限為 25 年。

解題方法與作答要點

一、國家檔案的徵集管道

國家檔案的主要來源為政府機關檔案，徵集方式可分為下列幾類：

1. 政府機關檔案移轉：機關永久保存檔案經保存價值鑑定後，依規定移轉至檔案中央主管機關；亦可配合國家檔案徵集計畫，針對特定主題、機關或政策檔案辦理審選與移轉。
2. 機關計畫性檔案清理：機關有計畫地分階段清理逾保存年限或已屆移轉年限的檔案，經鑑定後分別辦理銷毀、續存或移轉。
3. 機關永久保存檔案屆期移轉：永久保存檔案達法定移轉年限後，由機關辦理保存價值鑑定，符合永久保存價值者送審並移轉。
4. 私人或團體珍貴文書：依《檔案法》第 14 條，私人或團體所有且具永久保存價值的文件或資料，得由檔案中央主管機關接受捐贈、受託保管或收購。
5. 其他徵集方式：包括調查、訪查國內外典藏機構所藏與我國相關的珍貴檔案，並透過合作、取得複製品等方式補充館藏；政治檔案亦依相關規定辦理徵集與移轉。

作答時應點出政府機關檔案是主要來源，同時說明民間珍貴文書及國外相關檔案也是補充國家記憶的重要管道。

二、何謂計畫性清理

計畫性清理，是機關對於逾保存年限的定期保存檔案，以及已屆移轉年限的永久保存檔案，預先規劃清理範圍與期程，分階段辦理檔案鑑定，再依鑑定結果分別處理為銷毀、續存或移轉。

重點在於它是有計畫、分階段且以鑑定為依據的整體作業，不是檔案一到期就直接銷毀或移轉。它兼顧機關檔案清理及國家檔案徵集，使應保存的重要紀錄能被辨識與移轉。

三、何謂屆期移轉

依《國家檔案移轉辦法》，機關永久保存檔案自文件產生日起屆滿 25 年者，原則上應於次年移轉檔案中央主管機關管理。移轉前，機關須先辦理檔案保存價值鑑定；經鑑定仍具永久保存價值者，編製移轉目錄並檢附鑑定報告，送檔案中央主管機關審核，核定後辦理移轉。

核心觀念

本題考查機關如何把檔案業務分類、保存年限及屆期處置方式編成《檔案保存年限區分表》，以及該表與機關共通性檔案保存年限基準（GRS）的適用關係。

以命題當年（民國 109 年）法規為準，主要依據為《檔案法》第 10 條、《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第 2 條至第 6 條，以及《檔案法施行細則》第 10 條。機關須依檔案性質與價值，區分永久或定期保存，並在區分表中列明保存年限與清理處置方式；編訂時也須依相關法令及 GRS 辦理。

永久保存檔案的判斷，應考量其對國家或機關制度、決策、法規、組織沿革、施政、權益、歷史文化等價值。定期保存年限原則上分為 30 年、25 年、20 年、15 年、10 年、5 年、3 年及 1 年；屬 GRS 所列檔案、其他法規另有規定，或經檔案中央主管機關同意保存超過 30 年者，不受這項年限級距限制。

解題方法

依題意分成兩部分作答：

1. 先交代區分表的編製形式及內容架構。
2. 再列出欄位與各欄位記載原則，最後說明 GRS 如何適用。

作答時要把「保存年限」和「清理處置」分開：前者回答保存多久，後者回答屆期後如何處理。也要區分 GRS 的通用性規範與各機關主管業務的專屬判斷。

內容架構與編製形式

機關檔案保存年限區分表得採個別編製，或與機關檔案分類表結合編製，並應依次編訂頁碼。

• 名稱：個別編製者，稱「○○機關檔案保存年限區分表」；結合編製者，稱「○○機關檔案分類及保存年限區分表」。
• 編製說明：置於表首，說明編製目的、據以訂定保存年限的法令、編製方式與過程、適用範圍、使用方法與注意事項，以及送核與實施事項。採結合編製者，另說明類目層級結構及分類標記編排方式；修正時，並說明修正原因與重點。
• 表列欄位：依個別編製或結合編製，使用不同的名稱與欄位，詳如下節。

編製欄位及記載原則

欄位	個別編製	與分類表結合編製	記載原則
項目名稱／分類號、類目名稱	項目名稱	分類號、類目名稱	依檔案性質及價值，命名足以概括同一類別檔案的名稱；結合編製者另以分類號表達分類位置。
內容描述	內容描述	內容描述	說明機關辦理該項業務的活動內容，包括本機關權責、業務對象、執行重點、範疇或所含資料類型，補充名稱所指的業務內涵。
保存年限	保存年限	保存年限	永久保存者記載「永久」；定期保存者記載具體年限。

核心觀念與法規依據

本題考查我國機關檔案管理評鑑制度的法源、分級架構、評鑑範圍及作業方式，並要求從制度實施後的效果與限制提出評析。答題宜先交代「為何評鑑、依何規定、由誰辦理、評什麼、如何改進」，再作強弱分析與建議。

**以命題當年（民國 109 年）法規為準。**主要依據如下：

• 檔案法施行細則第 27 條：中央二級機關及直轄市、縣（市）政府，應定期對所屬機關辦理檔案管理考評及獎懲；檔案中央主管機關則應對各機關檔案管理作業實施必要的輔導、訓練及評鑑。
• 國家發展委員會檔案管理局組織法第 2 條：檔案局掌理各機關檔案管理、應用的指導、評鑑及目錄彙整公布等事項。
• 機關檔案管理評鑑要點：檔案局於民國 109 年 7 月 24 日訂定，具體建立機關自行評估、主管機關考評及檔案局評鑑的分級機制。

解題方法：先說制度設計，再評估制度成效

本題不是單純默寫法條，也不是只評論制度好壞。作答應分為兩部分：

1. 制度規定與作法：交代分級責任、評鑑範圍、作業程序及結果處理。
2. 強弱分析與建議：從覆蓋面、課責、輔導、資源和評量品質切入，提出具體改善方式。

須注意金檔獎與檔案管理評鑑功能不同：金檔獎偏重選出並表揚績優機關；評鑑則是依共同標準檢視法令遵循與管理缺失，並促成改善。

評鑑機制的規定與作法

一、分級辦理、分層負責

《機關檔案管理評鑑要點》將評鑑分為三級：

1. 機關自行評估：各機關依檔案局所定檢核表，每年自行檢核檔案管理成效，並評析風險及提出因應處置。這是日常自我管理與早期發現問題的機制。
2. 主管機關考評：中央二級機關及直轄市、縣（市）政府，應訂定適用於本機關、所屬機關及所轄地方機關的共同考評與獎懲規定，定期辦理考評、輔導及獎懲。
3. 檔案局評鑑：檔案局定期評鑑中央一、二級機關、中央一級機關直屬的中央三級機關，以及直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會。

制度設計是由機關自我檢核打底，主管機關負責所屬督導，檔案局負責一定層級機關的評鑑，形成分級管理與分層課責。

二、評鑑範圍

評鑑涵蓋機關檔案管理的重要流程，包括：

• 檔案點收。
• 檔案立案編目。
• 檔案保存與維護。
• 檔案鑑定與清理。
• 檔案檢調與應用。
• 機密檔案管理。
• 文書檔案資訊化。
• 對所屬或所轄機關的考評與輔導。

這些項目由檔案收受、整理、保管、鑑定清理一路延伸至檢調應用與資訊化，並納入上級機關的督導責任，並非僅檢查庫房或紙本檔案。

三、辦理方式與結果運用

實務上依檔案局訂定的評鑑表與相關檢核表辦理；主管機關可以依機關特性增列考評項目。評鑑時由受評機關提供相關資料及佐證，配合檢視作業情形。

評鑑制度以發現缺失、改善管理為主要功能。考評結果良好者，可依規定辦理獎勵；結果不佳者，則藉由輔導與追蹤改善促進品質提升。制度實施前，檔案局自民國 109 年起請各機關進行自行檢核，並要求主管機關建立所屬機關考評機制；主管機關自民國 111 年或 112 年起陸續辦理所屬機關考評，檔案局則自民國 112 年起啟動評鑑。

制度運行至今的強弱分析

強項

1. 從自願參獎走向普遍檢核：過去金檔獎須由機關主動參加，難以涵蓋所有機關；分級評鑑要求各機關定期自我檢核，提升制度覆蓋面。