110 公務人員升官等薦任 檔案管理 檔案館管理 考古題詳解

核心觀念

本題考查國家檔案館作為國家級檔案典藏與服務機構，如何兼顧「安全保存」與「開放利用」。選址不能只看交通便利或土地價格，還要評估基地是否能長期、安全地保存檔案，並支援典藏、整理、修護、研究及民眾服務等館務。

法規部分以命題當年（民國 110 年）法規為準。答題可從《檔案法》所定國家檔案管理與應用的職掌，以及國家檔案館建設規劃的實務需求切入。

解題方法

先列出選址條件，依「安全、容量、環境、交通、成本及發展」分類；再說明首座國家檔案館的所在地，並依其館務流程說明功能。這樣作答可以呈現選址原則，也能說明館址為何適合承擔國家檔案館的任務。

國家檔案館的選址條件

一、安全性與防災條件

國家檔案具有不可替代的歷史與行政證據價值，基地應避開易淹水、土石流、地層不穩及其他重大天然災害風險區域；也應遠離易燃、易爆、具毒性或可能造成污染的設施，降低火災、爆炸及化學危害風險。周邊治安、消防救災可及性及緊急應變條件，也應納入評估。

二、基地規模與擴充能力

國家檔案持續移轉進館，典藏需求會逐年增加。基地及建築空間須能容納庫房、整理修護空間、閱覽及展覽空間、行政辦公與機電設施，並考量未來典藏量及業務發展所需的擴充能力。選址規劃亦須兼顧各作業空間的配置與動線，使檔案從移轉、整理、典藏到提供應用能順利銜接。

三、環境條件與保存需求

基地應有利於控制溫度、濕度、光線、空氣品質及蟲害，避免檔案遭受潮濕、污染或其他不利保存的因素。檔案媒體種類多元，紙質、照片、影音及電子檔案的保存條件各不相同，因此館址及建築環境須能支援專業庫房與保存維護設施。

四、交通與公共服務可及性

國家檔案館有檔案移運、研究利用、展覽教育及公共服務等需求，應考量道路與大眾運輸是否便利，讓機關移轉檔案、研究者進館及一般民眾參訪都能順利進行。交通條件也須配合檔案搬運、裝卸及館區安全管理。

五、土地成本與公共設施條件

選址須衡量土地取得與興建成本，以及供水、供電、排水、道路、電信等基礎設施是否充足。國家檔案館需要穩定的空調、消防與資訊系統，周邊公共設施不足，將增加建設及長期維運負擔。

核心觀念

本題考查國家檔案的定義與形成來源、典藏分類，以及開放應用制度。作答時應先界定「國家檔案」，再分述來源與分類，最後說明開放原則、期限及限制。

依民國 110 年《檔案法》第 2 條第 3 款，國家檔案是指具有永久保存價值，並移歸檔案中央主管機關管理的檔案。當時檔案中央主管機關為國家發展委員會檔案管理局。依同法第 11 條，機關永久保存檔案應移轉檔案中央主管機關管理；同法第 12 條則規定，私人或團體所有且具有永久保存價值的文件或資料，得由檔案中央主管機關接受捐贈、受託保管或收購。

解題方法

用「來源—分類—開放」三段作答：

1. 來源：區分政府機關移轉與民間珍貴文書徵集。
2. 典藏類別：說明分類是便於整理與檢索的主題類別，並列出主要類目。
3. 開放作法：依序交代法定期限、申請方式、提供形式、限制與例外。

這樣可以同時涵蓋制度依據與實際作業，避免只列檔案名稱，卻沒有說明其如何典藏及供人使用。

一、國家檔案的來源

（一）政府機關移轉的永久保存檔案

各級機關檔案經鑑定、審選，認定具有永久保存價值者，依《檔案法》第 11 條移轉至檔案中央主管機關管理。來源機關包括中央及地方政府機關，檔案內容涵蓋政府施政、立法監察、司法、國防、財經、教育、交通、地方事務等面向。

（二）私人或團體所有的珍貴文書與資料

私人或團體持有、具有永久保存價值的文件或資料，檔案中央主管機關得依《檔案法》第 12 條接受捐贈、受託保管或收購。此類資料可補足機關檔案未能完整呈現的歷史經驗與社會面向。

二、國家檔案的典藏類別

檔案管理局依主題編製國家檔案分類，供館藏描述與檢索使用。民國 110 年的類別可概括列為：

• 政府政策與治理：府院政策、立法及監察、司法及法務、考銓及人事。
• 政府業務與公共事務：內政、外交及僑務、兩岸關係、國防及退伍軍人事務、財政金融、教育及體育、經濟貿易、交通及公共工程、族群、文化及傳媒、衛生醫療、環境資源、海洋事務、勞動及人力資源、人文及科技發展、農業、選務。
• 地方及社會來源：地方事務、政治、民間團體、個人。

分類的功能是依檔案主題提供檢索入口，並不代表國家檔案只有這些來源機關，也不等同於檔案的開放程度。

三、國家檔案的開放作法

（一）法定開放期限

本題為五個名詞的定義與實務意義，作答宜先下明確定義，再補充適用對象、管理目的或作業流程。涉及法規者，以命題當年（民國 110 年）法規為準；檔案法的「機關檔案」定義當時即為「由各機關自行管理之檔案」。本題所涉主要規範為《檔案法》、《檔案分類編案規範》及《文書及檔案管理電腦化作業規範》。《檔案法》第 2 條、第 7 條、《檔案分類編案規範》、《文書及檔案管理電腦化作業規範》

（一）機關檔案

**定義：**依《檔案法》第 2 條，機關檔案是「由各機關自行管理之檔案」。所稱檔案，則是各機關依管理程序歸檔管理的文字或非文字資料及其附件。

**說明：**判斷重點在於檔案的管理歸屬：由機關自行管理者，為機關檔案；具有永久保存價值並移歸檔案中央主管機關管理者，則為國家檔案。機關檔案不限紙本文書，也包含符合檔案定義的照片、錄音、錄影及電子紀錄等。

**作答關鍵：**不要把「機關檔案」只寫成機關製作的公文；檔案的範圍還包括其他文字或非文字紀錄及附件，且區別機關檔案與國家檔案的重點是管理狀態。

（二）全宗原則

定義：《檔案分類編案規範》所稱全宗原則，是指同一機關（構）、團體或個人之檔案，視為不可分的整體處理，以確保原檔案文件間的關聯性與整體性。

**說明：**檔案具有形成脈絡，與其產生者的職能、活動及其他文件彼此相關。因此，整理檔案時須尊重來源，避免把不同來源的檔案混合；也要盡量維持檔案原有的排列秩序，使檔案的形成與使用脈絡得以理解。全宗原則的實務核心，是保留檔案的來源及整體關聯，讓後續編目、檢索與研究能正確解讀檔案。

**作答關鍵：**可用「同一來源、整體處理、維持關聯」記憶。來源原則與原始順序原則常與全宗原則一起說明，但不宜只列原則名稱而沒有寫出全宗原則本身的定義。

（三）檔號結構

**定義：**依《檔案分類編案規範》，機關檔案的檔號由五個部分依序組成：

各部分意義如下：

• **年度號：**案件起始的年份。
• **分類號：**代表檔案分類表所載類目名稱的文字、數字或其組合。
• **案次號：**區分同一分類號下不同案次的號碼。

核心觀念

本題考查我國如何透過「公文及檔案管理資訊系統驗證」，確認機關或廠商建置的系統符合文書及檔案管理規範，並能正確處理公文簽核、檔案管理與電子檔案資料。

**以命題當年（民國 110 年）法規及驗證規格為準。**主要依據為行政院函頒的《文書及檔案管理電腦化作業規範》及相關驗證作業規定。驗證的作用是檢核受驗系統符合所申請的規格，不代表系統效能無瑕疵，也不代表未受驗證的功能或後續改版一併通過。

驗證目的

1. 協助機關與廠商規劃系統：提供規格與測試範例，作為開發、建置及採購公文與檔案管理系統的參考。
2. 確認系統符合規範：檢核系統設計及功能是否符合《文書及檔案管理電腦化作業規範》。
3. 促進標準化與互通性：使公文及檔案在產生、處理、移轉或移交時，採用一致的格式與資料標準。
4. 維護電子檔案管理品質：協助確保電子檔案的真實性、完整性及可及性，並便利長期保存與移轉作業。

版本區分

民國 110 年適用的新版驗證規格，是配合《文書及檔案管理電腦化作業規範》109 年 12 月修正版訂定。版本名稱中的 NAA 是檔案管理局的英文簡稱，EDRMS 指電子文書及檔案管理系統；數字區分功能範圍，年份標示驗證規格版本。

EDRMS-2A、EDRMS-2B 是基本功能以外的延伸規格，申請前須已通過 EDRMS-1 基本功能驗證。較早的 2015 版與 2020 版規格不同；已通過舊版者須依規定辦理轉版換證，不能把舊版證書直接視為新版驗證。