114 公務人員升官等薦任 檔案管理 檔案館管理 考古題詳解

核心觀念

本題考查檔案庫房的安全管理與保存環境控制。作答時可由「選址與建築防護、出入與防盜、消防、環境控制、設備與日常維護」五個面向分述，說明如何降低火災、竊盜、淹水、震災、溫溼度失控及設備故障對檔案造成的風險。

法規依據為《檔案庫房設施基準》及相關機關檔案管理規範。以下以命題當年（民國 114 年）法規為準。

解題方法

這是申論題，沒有計算或選項。先交代安全管理的目的，再按照檔案可能遭遇的危害逐項說明防護條件，並適度帶入基準中的具體規格。作答時應兼顧「庫房本體」與「管理維護」：前者說明建築、消防、環控及設備；後者說明人員管制、紀錄、巡查與維護。

符合安全管理要求的檔案庫房條件

一、選址及建築結構安全

庫房應設於安全、乾燥、通風之處，避開易淹水、潮濕、火災風險高或易受外力侵害的位置。庫房應與其他空間適當區隔，並注意樓板載重及建築結構安全，以承受檔案、檔案架櫃及相關設備重量。

庫房地板應具防火功能，並採取防止地面積水或外水流入的措施。門窗及分間牆應具有至少一小時防火時效，以延緩火勢蔓延；庫房門窗亦應具備適當的防護與管制措施。

二、出入管制及防盜

庫房應設置防盜及通訊系統，必要時配置錄影監視系統。庫房出入口應控管，非經授權人員不得任意進出；人員進出、檔案調閱及設備異常等事項，宜留下可供查核的紀錄。鑰匙、門禁權限及警報設備應妥善管理，並訂定異常事件通報與處置程序。

三、消防安全

庫房應設置消防安全警報系統及消防安全設備，並依庫房特性選擇適當的火警偵測與滅火方式。消防設備配置須兼顧人員安全與檔案保存，避免滅火介質或設備操作對檔案造成不必要的損害，並符合環保規定。

消防安全不能只靠設備；應定期檢查警報與滅火設備是否正常，保持逃生及消防通道暢通，並建立火災通報、應變及檔案搶救程序。

四、溫溼度、照明及環境控制

核心觀念

檔案保存維護的目的，是在檔案保存年限內維持其內容與媒體的真實性、完整性及可用性。保存維護不是等到檔案破損才修理，而是依檔案狀況與風險，結合預防、日常照護及修護處置，形成持續性的管理工作。

本題的三階段可依介入時點與目的區分：

法制方面，檔案法第十一條規範機關檔案的保管責任；檔案法施行細則及機關檔案保管作業要點，則提供保管、庫房維護與清查等作業依據。本題涉及法規時，以命題當年（民國 114 年）法規為準。

解題方法

作答時先界定三階段的先後與關係，再依序交代「目的、具體作法、管理成果」。核心脈絡是：先降低劣化風險，平時維持良好狀態，受損後再依專業程序修護。

一、預防性保存維護

預防性保存維護著重於管理檔案所處的環境、使用方式及潛在危害，在劣化發生前降低損害機率。它以整體管理為主，不是直接修理單件檔案。

具體作法如下：

1. 控制庫房環境：依檔案媒體特性，管理溫度、相對濕度、光線、空氣品質及清潔狀況，避免溫濕度劇烈變動，並防止灰塵、污染物及過量光照。
2. 防範災害與蟲害：設置火災、漏水、防盜及蟲鼠害防治措施，定期檢查庫房設施，建立災害應變計畫與通報流程。
3. 選用適當裝具：依檔案材質選擇穩定、適用的保存容具；紙質檔案使用符合保存需求的容具，避免不適當材質造成酸化、污染或物理損傷。
4. 規範調閱與搬運：訂定調閱、複製、搬運及閱覽規範，降低頻繁使用造成的磨損、折損、遺失或內容變動。
5. 依媒體特性規劃保存：紙質、照片、錄影音及電子檔案的保存需求不同，應分別評估適宜環境、設備與管理措施；電子檔案並須注意備份、完整性檢核、媒體更新及格式可讀性。
6. 進行風險評估與人員訓練：辨識水害、火災、設備故障、蟲害及人為疏失等風險，依風險程度安排預防措施，並使相關人員熟悉檔案搬運與緊急處理方式。

二、經常性保存維護

經常性保存維護是日常保管與定期檢查工作，目的是及早發現異常，避免小問題擴大。此階段強調按程序持續執行並留下紀錄。

具體作法如下：

1. 定期巡查庫房：檢查溫濕度、空調、照明、門窗、消防與防水設備，記錄環境數據及異常情形。
2. 定期清查檔案：核對檔案數量、位置、標示及保存狀況，確認檔案未遭遺失、錯置、污染或受損；發現問題時留下清查與處理紀錄。

核心觀念

本題考查電子化政府環境下，國家檔案館如何確保電子檔案長期保存、持續可讀、內容可信，並能安全提供利用。作答核心是：電子檔案保存不能只靠備份，而要兼顧檔案內容、技術環境、管理制度與未來利用。

電子檔案的主要風險包括儲存媒體劣化或損壞、軟硬體與檔案格式過時、資料遭竄改或遺失，以及缺乏足夠的背景資訊而無法理解或證明其真實性。國家檔案館因此須由檔案形成、移轉、接收、保存到開放利用，建立持續性的保存政策與技術能力。

法規依據以命題當年（民國114年）法規為準：《檔案法》第9條規定，檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其實施辦法由檔案中央主管機關定之；《檔案電子儲存管理實施辦法》則規範電子儲存、備份、轉置、媒體查驗及保存場所管理等事項。第2條並將「轉置」定義為因資訊系統軟硬體過時或失效，進行軟硬體格式轉換，以利日後讀取的作業。

解題方法

以「收得到、保存得住、讀得出、證明得了、用得到」為主線，依序說明國家檔案館的制度、技術與服務作為。這樣能同時涵蓋檔案生命週期管理與電子檔案長期保存的關鍵問題。

作答要點

一、建立全生命週期管理與移轉機制

國家檔案館應與各機關建立電子檔案徵集、移轉及接收規範，及早掌握永久保存檔案的數量、格式、系統環境與相關描述資料。接收時應檢視檔案及其附帶資訊是否完整，確認檔案來源、形成脈絡及移轉紀錄，並以一致的標準處理，避免只收得到檔案內容，卻缺少理解、驗證所需的脈絡資訊。

二、維持檔案的真實性、完整性與可用性

保存政策應同時保護三項特性：

• 真實性：保存檔案來源、形成者、形成時間、業務脈絡及移轉紀錄，使檔案可追溯。
• 完整性：建立檔案清查、媒體查驗與異動紀錄機制，防止內容遭不當增刪、抽換或遺失。
• 可用性：保存檔案格式、必要的技術資訊及描述資料，使檔案未來仍能被讀取、理解與利用。

《檔案電子儲存管理實施辦法》並要求檔案電子儲存作業注意影像及聲音的完整清晰；完成儲存後，應檢視並確認內容與原始檔案相同，且留下媒體編號及原始檔案處理情形等紀錄。

三、採取備份、媒體檢查與異地保管

核心觀念

本題考的是「檔案管理類科職能分析」所建構的職務內涵，要求說明機關檔案管理人員的工作目的、核心專業職能與完成工作所需的專業能力。作答宜依「職務目的—主要職能—知識技能與工作能力」的脈絡整理，避免只羅列檔案作業名稱。

依職能分析，檔案管理人員的關鍵目的，是運用檔案管理專業知能，規劃、研究、管理並推廣應用檔案業務，妥善保存政府重要施政紀錄、促進檔案應用、發揮檔案功能，並建構機關與國家發展記憶。職能分析並非單指操作技能，也包括知識、技能、具體能力及工作風格等面向。

解題方法

可先從職務分析的五大工作領域切入，再補充完成各領域工作所需的專業知識、技能與能力：

1. 核心專業職能：說明人員應負責哪些檔案業務。
2. 專業能力：說明執行上述工作所需的知識、操作技能與分析溝通能力。
3. 職務特質：補充檔案工作所需的倫理與態度，使答案呈現職能分析的完整性。

核心專業職能

檔案管理類科職能分析將職務分為下列五大領域：

1. 檔案管理綜合規劃 規劃並推動檔案管理制度與政策，辦理研究發展、調查統計、評鑑與績效改善；整合文書及檔案流程、推動作業資訊化，並建立機關間的公共關係與合作交流。

2. 檔案蒐集整理 建置檔案分類體系及保存年限制度，辦理各類檔案蒐集、立案、分類編目、編排描述，以及檔案鑑定與清理。清理工作包含清查、解降密、移轉及銷毀等事項。

3. 檔案典藏維護 規劃並維護檔案保存環境與設施，辦理檔案入庫、保管及修護，進行複製儲存，並研究與推動檔案保存技術。

4. 檔案應用服務 編製檔案檢索工具、公布目錄，提供機關檢調及民眾應用服務；辦理檔案研究、編輯出版、展覽及行銷推廣，並提供使用者諮詢。

5. 電子檔案管理 辦理電子檔案鑑定、清理、長期保存及銷毀，並維護電子檔案資訊安全，確保電子紀錄得以持續讀取、理解與利用。

專業能力

一、專業知識