114 公務人員升官等薦任 檔案管理 檔案學 考古題詳解

核心觀念

職能分析（functional analysis）是從機關或組織「執行哪些職能、如何履行職能」出發，分析其職能、業務活動及相關作業流程，並據以理解檔案的形成脈絡與價值。它不只看檔案的主題或內容，而是把檔案放回機關職責與業務脈絡中，辨明「為何形成、由誰形成、在何種活動中形成、與其他檔案有何關聯」。

職能分析通常以組織職能為上位架構，逐層辨識職能、次級職能與業務活動，再觀察哪些檔案紀錄了這些活動。組織架構會隨改組而改變，但職能可能延續、移轉或由不同單位承接，因此職能分析有助於避免只依機關名稱或組織層級來理解檔案。

解題方法

本題分成兩部分作答：先界定職能分析的概念，再分別說明它對「檔案鑑定」及「編排與描述」的必要性。論述時以「職能脈絡如何補足單看檔案內容的不足」作為主軸。

一、職能分析的概念

職能分析是系統性辨識機關的職責、職能、業務活動及其相互關係，並分析各項活動如何透過檔案加以記錄。實務上，可由機關法定職掌與政策任務出發，進一步檢視業務流程、權責分工及檔案形成情形，建立職能與檔案之間的關聯。

例如，某機關負責公共工程，相關職能可能包括工程規劃、採購、施工監督及驗收。各項職能會產生不同類型的檔案；分析這些職能與活動，可辨識檔案所記錄的決策、執行及責任脈絡。

二、檔案鑑定為何需要職能分析

檔案鑑定是判斷檔案保存價值、保存年限及處置方式的工作。職能分析提供評估價值所需的業務脈絡，理由如下：

1. 辨識檔案所記錄的職責與活動：可了解檔案是否涉及機關核心職能、重要決策、政策執行或權利義務事項，據以判斷其行政、法律、財務及歷史價值。
2. 比較不同職能及活動的重要性：不是所有業務產生的檔案價值相同。

核心觀念

多元層級描述（multilevel description），亦稱多層級描述，是依檔案原有的階層與組織關係，從整體逐層描述至其組成部分的方式。常見層級包括全宗、系列、案卷及件；有些檔案亦會依其組織結構或實際情況增設層級。

依《國際檔案描述標準（一般）》（ISAD(G)）的原則，建立多層級描述時應掌握四項規則：

1. 由一般至特定：先描述全宗或較大的檔案單位，再描述其下層部分。
2. 資訊符合描述層級：全宗層級記載整體背景，案卷或件層級才記載相應的具體內容。
3. 連結上下層級：標示描述層級，並連結至其上一層描述，使使用者能理解各單位之間的關係。
4. 避免重複資訊：共通資訊記載在適當的上層，下層只補充該層特有的資訊。

解題方法

本題有兩個作答任務：先說明多元層級描述的定義與規則，再比較檔案與圖書編目的對象和組織特性，說明檔案為何需要依層級描述。

可用「檔案如何形成、如何保持脈絡、使用者如何查找」作為比較切入點。答案應指出，檔案通常不是逐件獨立出版或蒐集，而是在機關或個人辦理業務過程中形成，彼此具有來源、形成脈絡、原始順序及上下隸屬關係。因此，描述檔案時必須呈現整體與部分的關係，不能只把每一件文件當成互不相干的個別項目。

為何檔案描述需要多元層級

一、呈現檔案的形成脈絡與來源關係

檔案的意義不只在單件內容，也在於誰因何種業務形成、歸屬哪個全宗或系列，以及與其他檔案的關係。多層級描述從整體至個別單位展開，能呈現檔案的來源及組織脈絡，符合尊重全宗原則。

二、保留檔案的階層與原始順序

核心觀念

本題考《檔案法》如何落實檔案應用的「原則開放、例外限制」精神。作答核心是交代民眾申請應用檔案的權利、機關得限制應用的法定事由，以及部分內容受限制時如何處理。

以下以命題當年（民國 114 年）法規為準。

解題方法

依序從《檔案法》第 17 條、第 18 條及第 22 條切入：

1. 先說明開放原則：《檔案法》第 17 條規定，民眾得向檔案管理機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。
2. 再說明例外限制：第 18 條列舉機關得拒絕申請的情形，機關須有法定事由，不能任意拒絕。
3. 補充國家檔案的開放期限：依第 22 條，國家檔案原則上自移轉檔案管理局管理之日起滿 30 年開放應用；特殊情形得依法延長。

法規規定

一、民眾得申請應用檔案

依《檔案法》第 17 條，民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。此為機關檔案應用的基本權利，表明檔案原則上應對外提供。

二、機關得限制應用的法定事由

依《檔案法》第 18 條，各機關得拒絕下列檔案的申請：

1. 有關國家機密者。
2. 有關犯罪資料者。
3. 有關工商秘密者。
4. 有關學識技能檢定及資格審查者。
5. 有關人事及薪資資料者。
6. 依法令或契約有保密之義務者。
7. 其他為維護公共利益或第三人正當權益者。

核心觀念

檔案策展是以檔案為核心，經由蒐集、選擇、研究、詮釋與展示，呈現檔案所保存的歷史脈絡、機關職能或社會記憶，並促進民眾理解與利用的專業工作。策展不只是挑選檔案陳列，也包含展覽目標設定、資料查證、權利審查、保存維護及展示成效評估。

本題重點在於掌握策展的完整工作流程，並說明策展時如何兼顧檔案專業、史實正確、利用者需求及檔案安全。涉及法規部分，以命題當年（民國 114 年）法規為準，應依《檔案法》、《個人資料保護法》及《著作權法》等規定辦理。

解題方法

可依「先規劃、再選材、後詮釋、落實展示、最後評估」的流程作答。籌備步驟說明策展如何推進；重要原則則說明各階段應遵守的專業要求。將兩者分開作答，可避免只列工作項目，卻未說明策展品質與風險控管。

檔案策展的籌備步驟

1. 確立策展宗旨與主題 說明策展目的、核心問題、預期成果及展覽範圍。主題應與館藏特色、機關職能或社會關注議題相連結，並控制範圍，使展覽內容集中而具體。

2. 分析目標觀眾與展示情境 確認主要觀眾，例如一般民眾、學生、研究者或特定社群；了解其背景與需求，並決定實體、線上或混合展示形式、展期、場地及可用資源。

3. 盤點館藏並遴選檔案 依主題調查館藏，檢視檔案的來源、形成背景、內容、保存狀況及開放限制。遴選時兼顧代表性、關聯性、史料價值與呈現效果，也要注意檔案是否足以支持展覽主張。

4. 進行研究與史實查證 蒐集檔案形成機關、業務背景、人物、事件及時代脈絡等資料；比對相關檔案與可靠史料，釐清檔案內容及其限制，避免把單一文件解讀成完整史實。

5. 擬定策展論述與展示架構 將研究成果轉化為清楚的策展論述，安排單元、檔案與說明文字的先後關係。展示敘事應使觀眾看得出檔案彼此的關聯，也能理解檔案產生的背景與意義。

6. 審查權利、開放條件及倫理事項 確認檔案是否涉及個人資料、國家機密、隱私、著作權或其他依法限制公開事項。必要時應辦理去識別化、局部遮蔽、取得授權或採取其他適當措施。

7. 規劃展示設計與保存維護 安排展場動線、展具、照明、溫濕度、檔案複製或數位展示方式，並訂定搬運、裝卸、監控及緊急應變措施。原件展示應以保存安全為前提，控制光照與展期。