110 公務人員升官等薦任 檔案管理 檔案學 考古題詳解

核心觀念

檔案鑑定是判斷檔案應保存多久、是否具有永久保存價值，以及如何處置的專業工作。宏觀鑑定與微觀鑑定的主要差異，在於鑑定的起點與觀察層次：

• 宏觀鑑定（macro-appraisal）從機關或組織的職能、業務活動、組織結構及其與社會的互動關係著手，分析哪些職能與活動最能反映重要的治理過程與社會價值，再據此判斷哪些檔案應予保存。它是由整體脈絡推展至檔案，重視檔案形成的背景與功能。
• 微觀鑑定（micro-appraisal）直接檢視具體的檔案系列、案卷或個別檔案，依其內容、證據價值、資訊價值、使用需求、完整性及保存成本等因素，判斷是否保存及其保存年限。它是由檔案本身及其具體價值進行判斷。

兩者是不同層次的鑑定策略，實務上可以相互配合：先由宏觀鑑定界定重要職能與活動，再以微觀鑑定在具體檔案中選出能呈現該等職能、活動的代表性紀錄。

解題方法

本題是概念比較與適用時機題，作答可依序處理三件事：

1. 先定義：說明宏觀鑑定從機關職能及檔案形成脈絡出發；微觀鑑定則直接檢視檔案系列、案卷或個別檔案。
2. 再比較判斷依據：宏觀鑑定關注哪些職能、活動值得被記錄；微觀鑑定關注哪些具體紀錄足以證明、呈現或補充相關活動。
3. 最後說明適用情境：依檔案量、檔案形成脈絡是否清楚，以及鑑定工作要處理的是整體制度或具體檔案，選擇適合策略。

兩種鑑定策略的適用時機

宏觀鑑定

適用於需要從整體角度規劃保存範圍的情況，例如：

• 機關檔案數量龐大、業務複雜，逐件檢視不切實際。
• 需要建立機關或跨機關的檔案保存政策與鑑定優先次序。
• 檔案內容須放在組織職能、權責分工及社會脈絡中才能正確理解。

核心觀念

本題考查檔案編排的兩種基本思路：以「檔案由誰產生」為核心的尊重全宗原則，以及以「檔案涉及什麼事由」為核心的事由原則。答題時要先界定兩者，再比較其邏輯訴求，最後把原則放回我國政府檔案實務，評析制度原則與主題式整理的不同層次。

本題涉及檔案法制，以下以命題當年（民國 110 年）法規為準。《檔案法》第 8 條規定各機關應依檔案中央主管機關所定規範辦理檔案分類、編案及編目；當時《檔案分類編案規範》明定國家檔案分類應遵循來源原則、原始順序原則及全宗原則，以維持檔案完整性及文件間原有關聯。

解題方法

可用「來源與脈絡」對照「主題與檢索」作答：

1. 先說明全宗原則如何維持檔案產生者及其業務脈絡。
2. 再說明事由原則如何把不同來源、但涉及同一主題的檔案集中整理。
3. 接著分辨我國制度上的編排原則與使用者看到的主題檢索方式，避免把「依主題提供查詢」誤認為「實體檔案已依主題重新編排」。
4. 最後分別評述兩種做法的合理性與限制，提出兼顧來源編排及主題檢索的結論。

原則定義與邏輯訴求

尊重全宗原則

「全宗」是由同一機關、團體或個人，在其職能或活動過程中形成的檔案整體。尊重全宗原則要求同一來源的檔案維持其整體性，不與其他來源的檔案任意混合；整理時並應尊重原有分類體系及文件間的關聯。

其邏輯訴求是從檔案形成脈絡理解檔案：檔案是某一產生者執行職能、辦理活動的紀錄，來源與原有順序能幫助使用者辨認形成背景、責任關係及文件間的行政關聯。這一原則通常與來源原則、原始順序原則相互配合。

例如，某機關辦理一項工程所形成的核准文件、會議紀錄、契約及驗收資料，應保留其與機關業務及同一案件的關係，不應僅因內容都涉及「工程」而拆散歸入各自的主題類別。

事由原則

事由原則是依檔案涉及的主題、問題或事件分類整理；同一事由的檔案，即使由不同機關或個人形成，也可以集中呈現。

其邏輯訴求是從研究或使用者關心的問題出發，讓相關材料較容易被一併查找。例如將不同機關形成、但均涉及某一重大事件的檔案，依該事件集中整理或提供主題式查詢。

事由原則的主要限制，是可能淡化檔案原始來源及形成脈絡。若將不同機關的文件直接混合，使用者可能難以辨明文件由誰形成、為何形成，以及各文件原本在行政流程中的位置。

我國政府檔案庋藏的編排方式

以民國 110 年的制度而言，我國政府檔案不能一概說是「只採尊重全宗」或「只採事由」。較精確的答案是：

• 制度與國家檔案編排上，以來源、全宗及原始順序原則為基本依據。《檔案分類編案規範》要求國家檔案遵循上述原則，並在全宗下尊重原機關的檔號及原有分類。
• **機關內部的分類編案，常依機關業務職掌及分類表處理。**分類項目可能表現為職能、業務或事由，便於行政管理與檢調；這不代表不同來源的檔案因此合併成同一全宗。
• **國家檔案的主題或事件專題，可能呈現事由原則的整理與檢索效果。

核心觀念

圖書編目與檔案描述都屬於資訊組織工作，目的在於辨識、整理與呈現資訊資源，讓使用者能查詢、判斷並取得所需資料。兩者的主要差異，在於組織對象與描述脈絡不同：圖書編目通常以單件出版品為主要對象；檔案描述則以檔案形成者、形成過程及檔案之間的脈絡關係為核心。

本題以命題當年（民國 110 年）為準。當時國際檔案理事會（ICA）的檔案描述標準主要包括 ISAD(G)、ISAAR(CPF)、ISDF 與 ISDIAH。

解題方法

作答可先說明兩者同屬資訊組織，再從「描述對象、組織原則、描述層級、描述內容、檢索方式」逐項比較，最後列出檔案描述的國際標準及各自功能。如此能同時說明共同目的與檔案描述的專業特色，避免只羅列標準名稱。

圖書編目與檔案描述的相同處

1. 均為資訊組織工作：將資源轉化為可辨識、可管理、可檢索的描述資料。
2. 均提供查詢與利用途徑：透過名稱、日期、主題、識別碼等資料，協助使用者發現並取得資源。
3. 均須遵循規範：採用標準化的描述規則、名稱控制及檢索欄位，有助於提高描述的一致性與跨系統交換能力。
4. 均重視使用者需求：描述資料應足以讓使用者判斷資源是否符合需求，並找到所需內容或原件。

圖書編目與檔案描述的相異處

因此，檔案描述不能只將每件檔案當成彼此無關的資料逐件編目；描述時須保留檔案形成者與檔案群體之間的關係，並透過多層級描述減少重複記載。

民國 110 年檔案描述的主要國際標準

核心觀念

本題考查 **ISO 15489《資訊與文件－紀錄管理》**的基本內涵，以及標準化紀錄管理對組織治理與檔案管理的價值。作答時應掌握：ISO 15489 是適用於不同組織、媒體與技術環境的紀錄管理原則標準，重點在組織如何建立制度，使業務活動所產生或接收的紀錄能被適當形成、擷取、維護、使用及處置。

ISO 15489 於 2001 年首次發布，2016 年修訂為 ISO 15489-1:2016《概念與原則》。其所稱紀錄管理，係對紀錄的形成、接收、維護、使用及處置，進行有效且系統化的控制，並保存業務活動與交易的證據及相關資訊。

紀錄不只是文件內容，也包括描述其脈絡、內容、結構及管理歷程的詮釋資料。組織建立紀錄管理制度時，須讓紀錄能作為可信的業務證據，並在其生命週期中維持可理解、可取用及可控制。

解題方法

可依「標準定位—制度內容—管理原則—重要性」四層作答：

1. 說明標準定位：指出 ISO 15489 是紀錄管理的概念與原則標準，適用於各種媒體與資訊環境。
2. 整理制度內容：交代組織如何分析業務脈絡、確認紀錄需求，並建立政策、權責、控制措施及作業流程。
3. 提出管理原則：說明紀錄須具備可信性，並透過詮釋資料、分類、保存期限及處置規則支援全程管理。
4. 連結檔案管理重要性：由證據保存、依法行政、業務效率、風險控制與長期保存等角度說明其效益。

ISO 15489 提供的是組織建立紀錄管理方法的共同架構與原則；作答時不宜將它寫成單一資訊系統規格，也不應只談紙本文件的歸檔程序。

標準內涵

一、適用範圍與紀錄觀念

ISO 15489 適用於公共及私人組織，也適用於紙本、電子及其他形式的紀錄。其管理視野涵蓋紀錄形成與擷取，並延伸至保存、使用、移轉或銷毀等處置階段。

紀錄管理應連結組織的業務活動與交易，使紀錄能證明「何人、何時、因何事、依何程序」採取行動。電子紀錄尤其須同時管理內容與詮釋資料，保留足以理解其來源、脈絡及管理歷程的資訊。

二、以業務分析確認紀錄需求

組織應分析其業務功能、活動、流程與外部環境，辨識哪些活動須形成紀錄，以及紀錄應具備哪些內容、形式與管理要求。確認需求時，須考量法律與規範義務、業務需要、風險、利害關係人要求及紀錄的證據價值。

這項分析是建立分類、存取、保存期限及處置規則的基礎，使紀錄管理能配合業務，而非僅在文件完成後才進行整理。

三、建立政策、權責與紀錄控制