112 高普考高考二級 史料編纂 圖書檔案管理研究 考古題詳解

核心觀念

本題考的是檔案鑑定不能只看「記錄寫了什麼」，還要評估記錄在何種脈絡中形成、由誰形成、如何形成，以及是否值得長期保存。題目所稱「證據價值」與「資訊價值」，主要指謝倫伯格（T. R. Schellenberg）提出的檔案次級價值分類：

• 證據價值：記錄對形成機關的組織、職掌、政策與運作方式所提供的證據。
• 資訊價值：記錄對人物、機關、事物、問題或事件所含資訊的研究價值。

這兩種價值仍須放在形成脈絡與保存條件中判斷。所謂「內容之外的因素」，不是與價值判斷無關，而是指不能單從文書文字內容判斷的條件。

解題方法

可用「脈絡—記錄特性—保存與利用—社會代表性」四個面向組織答案，並以不同鑑定理論說明：

1. 脈絡：看形成者、職能、組織位置、形成目的與記錄系統。
2. 記錄特性：看真實性、可靠性、完整性、原始秩序、形式與獨特性。
3. 保存與利用：看保存狀況、數量、保存成本、利用需求與可及性。
4. 社會代表性：看鑑定結果將記錄哪些群體與社會經驗納入檔案。

此切入方式能直接回應題目「哪些內容之外的因素」，也能把抽象理論連結到可操作的鑑定標準。

內容之外的主要因素與理論說明

一、形成者、來源與形成脈絡

檔案的價值與其形成者、職能及形成過程密切相關。鑑定時可考量：

• 由何機關或個人形成，以及形成者在組織中的地位。
• 記錄形成時所依據的法定職掌、政策與業務功能。
• 記錄形成的目的、流程，以及其在業務活動中的位置。
• 同一系列、同一機關或不同機關間的記錄關聯。

**詹金森（Hilary Jenkinson）**重視檔案的自然形成與有機關係，認為檔案是機關活動過程中自然產生的記錄。依此觀點，來源、形成脈絡及記錄之間的關係本身就是鑑定的重要基礎，不能只把單件文件抽離脈絡，孤立評估其文字內容。

布朗（Richard Brown）與庫克（Terry Cook）的宏觀鑑定則更明確地從記錄形成者的功能、結構與活動脈絡出發。宏觀鑑定先分析機關的職能與組織，以及機關和人民、服務對象之間的互動，再判斷哪些記錄能適切呈現這些功能與互動。其重點是從「記錄如何形成」理解檔案價值。

二、記錄的真實性、可靠性、完整性與關聯

鑑定時也要判斷記錄是否能作為可信的證據，以及其脈絡是否保存完整，例如：

• 記錄是否出自可辨識的來源，能否確認其形成者與形成過程。
• 記錄內容是否完整、程序是否可靠，是否經過不明修改。
• 原始秩序、系列關係、附件及相關索引是否保存。
• 記錄是否只是零散片段，或能與其他記錄相互印證。

這些條件會影響記錄作為證據的可信程度。即使文字內容看似重要，若來源不明、脈絡遭破壞或記錄嚴重殘缺，其證據價值也可能降低；相對地，一組記錄即使單件內容平常，若能完整呈現業務流程，仍可能具有重要的整體價值。

三、記錄形式、獨特性與資訊呈現方式

謝倫伯格在討論資訊價值時，除資訊的重要程度，也提出評估記錄的獨特性與形式：

核心觀念

檔案生命週期是指檔案自形成、使用、保存，到最後銷毀或永久保存的完整歷程。管理重點會隨檔案的使用頻率與保存價值改變：形成初期重視真實、完整與可追溯；使用及保存期間重視整理、保管與提供應用；生命週期末端則依鑑定結果辦理銷毀或移轉保存。

本題可用「產生與歸檔—現行使用—半現行保存—清理處置」說明，也可概括為「產生、維護與使用、清理」三階段。各階段彼此銜接，管理工作應從檔案形成時開始規劃。

依命題當年（民國 112 年）《檔案法》第 7 條，檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護及其他相關作業；第 10 條規定檔案保存年限分為永久保存或定期保存；第 11 條規定永久保存的機關檔案應移轉檔案中央主管機關管理；第 12 條規定定期保存檔案未逾保存年限或未依法定程序，不得銷毀。

解題方法

依生命週期順序作答，逐期交代「檔案狀態、管理工作、期末處置」。這樣能同時呈現一般檔案管理程序及法定清理方向。答題時不宜只列「點收、編目、保管、銷毀」等名詞，還應說明各項工作在哪個階段進行、目的為何。

各生命週期期間的管理工作

1. 產生與歸檔期間

檔案由機關業務活動產生或收受。此時應從形成端建立管理控制，確保檔案具備真實性、完整性、可靠性及可用性。主要工作包括：

• 依機關業務及檔案管理制度，規劃檔案分類、保存年限及歸檔方式。
• 承辦人依規定整理應歸檔文件，確認附件齊全、內容及日期等基本資訊完整。
• 辦理點收；有缺漏或不符規定者，依程序補正。
• 依分類系統立案、編案，並建立檔案與業務活動間的關聯。
• 註記必要的權限、機密或個人資料限制，維護檔案安全。

2. 現行使用期間

檔案仍經常支援機關業務，主要由原形成機關或業務單位使用。重點是使檔案容易查找、可安全調閱，且在使用後歸回正確位置。主要工作包括：

• 編製檔案目錄及必要的索引資料，維持分類、案卷與檔號的一致性。
• 妥善保管檔案，維持適當的庫房環境與存放秩序。
• 辦理檢調、借閱、閱覽、抄錄或複製等應用服務，記錄調閱及歸還情形。

核心觀念

本題考查的是國家檔案與機關檔案的區別，以及兩套查詢系統各自提供什麼資料、查得資料後應向誰申請應用。

依命題當年（民國 112 年）《檔案法》第 2 條：

• 國家檔案：具有永久保存價值，並移歸檔案中央主管機關管理的檔案。
• 機關檔案：由各機關自行管理的檔案。

兩者的區分重點，在於檔案的管理機關與保管狀態，不是單看檔案是否重要、年代是否久遠。《檔案法》第 17 條規定，申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由；第 18 條則列有機關得拒絕申請的情形。

解題方法

採用「資料對象—目錄內容—申請管道—實際應用」四個面向比較：

1. 先依《檔案法》第 2 條分辨國家檔案與機關檔案。
2. 再判斷兩個網站是提供國家檔案資訊，或彙整各機關的檔案目錄。
3. 最後確認申請調閱時，應向哪個檔案管有機關提出。

須特別掌握：查到目錄不等於取得檔案，也不等於已獲准應用。是否提供檔案及提供方式，仍須由檔案管有機關依規定審查。

兩套系統比較

核心觀念

本題考查檔案整理的兩種基本思路：以「檔案由誰形成」為依據的尊重全宗原則，以及以「檔案內容涉及什麼事由」為依據的事由原則。答題時須先辨明整理依據，再以我國具體館藏說明各自的適用情境與利弊。

尊重全宗原則（respect des fonds）是將同一機關、團體或個人因其職能、活動而形成的檔案視為一個整體，按檔案形成者區分全宗，不任意與其他來源的檔案混合。其實務內涵通常包含尊重來源，並在全宗內盡量維持原有分類與順序，以保全文件間的脈絡關係。

事由原則（principle of pertinence）則以檔案的主題、內容或事由分類整理，將不同來源但涉及相同事項的檔案集中編排。例如，將各機關關於土地、教育或外交的檔案分別歸類。這種整理方式便於依主題查找，但可能拆散同一形成者的檔案及其原有脈絡。

兩者差異可歸納如下：

解題方法

本題可依「定義—實例—評析」三段作答：

1. 先說明兩原則的分類基準：全宗原則看來源，事由原則看內容。
2. 再選擇我國既有庋藏作例，指出其整理方式及形成背景。
3. 最後分別評述其合理性與缺點，並提出兼顧檢索與脈絡保存的做法。

作答時須區分「檔案的實體編排」與「檢索工具的主題索引」。館藏以全宗方式編排，仍可透過主題索引、分類檢索或數位資料庫，提供跨全宗的事由查詢；這不等於將原件改按事由重新排列。

我國庋藏實例與評述

一、國史館藏外交部檔案：尊重全宗原則

國史館典藏的外交部歷史檔案，依外交部原有組織架構區分為不同系列，呈現出以形成機關及其組織職掌為基礎的整理方式，符合尊重全宗原則的精神。

這種做法合理之處，在於外交檔案是外交部履行職務所形成的紀錄；依其來源及組織系列整理，能保留機關運作脈絡，協助研究者了解各單位的職掌分工、業務流程及文件間關係。它也能降低不同機關檔案被混合後產生錯誤歸屬的風險。