108 高普考高考三級 檔案管理 文書及檔案資訊化 考古題詳解

核心觀念

本題考查電子檔案資訊安全的分層防護：安全措施不能只保護檔案內容，還要涵蓋儲存檔案的硬體、檔案傳輸所經過的網路與作業系統，以及確保措施持續落實的制度與流程。作答時應依題目列出的四個層次分段，每層至少列出三項措施，並簡要說明防護目的。

本題屬資訊安全概念題，無須套用特定法條或計算公式。

解題方法

可用「檔案、設備、環境、管理」四個層次組織答案：

1. 檔案本身：保護內容不被未授權讀取或竄改，並確保可辨識、可驗證。
2. 硬體設備：避免設備遭竊、損壞或故障，維持檔案的可用性。
3. 網路與作業系統：防止傳輸遭攔截、系統遭入侵或權限遭濫用。
4. 制度流程：透過政策、權責、紀錄與稽核，使技術措施能持續執行。

以下逐層列舉常見措施；考場上應明確點出措施名稱，再補充其安全作用。

四項安全防護措施

一、檔案本身的安全性

1. 存取權限控管：依業務需要設定讀取、修改、刪除及下載權限，採最小權限原則，避免未授權者接觸或變更檔案。
2. 加密與金鑰管理：對儲存中的電子檔案加密，並妥善管理金鑰；傳輸時亦可採加密方式，降低檔案遭竊取後被直接讀取的風險。
3. 數位簽章與完整性驗證：以數位簽章確認檔案來源及簽署者身分；以雜湊值等方式檢查檔案是否遭竄改。
4. 備份與版本管理：定期備份檔案並保留適當版本，以便在誤刪、毀損或遭惡意修改時還原。
5. 防止未授權複製或外洩：依機關需求使用浮水印、下載限制或外洩防護機制，降低檔案被擅自複製、攜出或散布的風險。

二、硬體相關的安全性

1. 實體門禁與設備管制：對伺服器機房及儲存設備設置門禁、訪客登記與出入紀錄，限制未授權人員接觸設備。
2. 環境與災害防護：設置消防、空調、漏水偵測及防塵等設備，降低火災、過熱、潮濕等環境因素造成的損害。
3. 不斷電與備援電力：配置不斷電系統（UPS）或備援電力，避免突然停電造成設備中斷或資料毀損。
4. 設備備援與異地備份：採用磁碟、伺服器或儲存設備備援，並將備份存放於不同地點，以降低單一設備故障或場所受災造成的資料損失。
5. 設備維護與汰換：定期檢查硬體狀態、維護設備並妥善處理汰換設備，避免故障影響服務，或因儲存媒體未妥善清除而洩漏資料。

三、網路與作業系統安全

核心觀念

本題考查辨識電子檔案格式，並能依序說明其格式用途、常見使用情境及適用工具。回答時應注意：格式不只包括文字與影音文件，也包括壓縮封裝格式；MD5 字串檔則是記錄校驗值的文字檔，與一般內容檔案的格式不同。

本題沒有涉及特定法條或計算公式。

解題方法

每小題依「格式是什麼 → 何時使用 → 用什麼工具讀取或處理」作答。工具名稱寫出具代表性的例子即可；同一格式通常有多種相容軟體。

各格式說明

（一）PDF

**格式與用途：**PDF 為可攜式文件格式（Portable Document Format），可保留文件的版面、文字、字型與圖像呈現，適合跨作業系統傳閱、列印及長期保存。常見於正式公文、報告、表單與已定稿文件。

**讀取工具：**Adobe Acrobat Reader、網頁瀏覽器內建 PDF 閱讀器；LibreOffice Draw 也可開啟 PDF。

**作答要點：**PDF 著重版面呈現與文件交換。需要長期保存時，可特別留意 PDF/A 等適合保存的規格。

（二）MPEG

**格式與用途：**MPEG 是動態影像專家組（Moving Picture Experts Group）制定的一系列影音壓縮標準，常用於影片及影音資料的編碼與播放。常見標準包括 MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4；實際檔案可能使用不同副檔名或封裝格式。

**讀取工具：**VLC media player、Windows Media Player 等支援相應編碼的影音播放器。

**作答要點：**MPEG 指一系列影音標準，不宜只把它當成單一副檔名。播放時須考量檔案所採用的編碼及封裝是否受播放器支援。

（三）ODF

**格式與用途：**ODF 為開放文件格式（OpenDocument Format），以 XML 為基礎的開放標準，適合建立與交換可編輯的辦公室文件。常見類型包括文字文件 ODT、試算表 ODS、簡報 ODP。

**讀取工具：**LibreOffice、Apache OpenOffice 等支援 ODF 的辦公室軟體。

核心觀念

本題考查公文線上簽核系統所採用技術的普遍性、開放性與長久保存性。評估時不能只看功能是否足以呈現公文，還要考量不同使用者能否普遍存取、技術是否依賴特定廠商，以及多年後檔案是否仍能讀取與利用。

題目比較 Adobe Flash、微軟 Silverlight、可縮放向量圖形（SVG）及 HTML 5。前兩者是須仰賴特定執行環境的技術；SVG 與 HTML 5 則建立於開放的網頁標準。就後續公文系統的選擇，應優先採用開放、跨平台且不受單一廠商控制的標準技術。

解題方法

依題目指定的三項標準逐一比較：

1. 普遍性：一般瀏覽器與不同作業系統是否容易支援，使用者是否須另外安裝外掛。
2. 開放性：規格是否公開、能否由不同廠商實作，是否受專有技術或單一廠商控制。
3. 長久保存性：技術是否容易維護與移轉，檔案是否能在原系統或外掛停止支援後繼續讀取。

Flash 與 Silverlight 都仰賴外掛或特定執行環境，且技術生命週期受廠商政策影響；SVG 和 HTML 5 則屬開放網頁標準。就整體系統而言，HTML 5 更適合作為後續公文線上簽核系統的主要技術選擇；需要向量圖形呈現時，可搭配 SVG。

技術分析

核心觀念

本題考查電子檔案長期保存策略中的「轉置」（migration）：當檔案所依賴的軟硬體、作業系統或檔案格式逐漸淘汰時，將電子檔案及其必要資訊移至新的技術環境，使檔案仍可被讀取、呈現及使用。

轉置的目標是延續檔案的可存取性，同時維持其內容、結構、脈絡及重要特性。轉置不只是複製位元資料；若只搬移檔案而未確認轉置後的內容是否完整、呈現是否正確，仍可能造成資訊遺失或檔案失真。

本題涉及法規時，以命題當年（民國 108 年）法規為準。作答核心在電子檔案長期保存原則及檔案管理機關的保存作業要求；不需援引特定條文才能說明轉置的定義、作法與優缺點。

解題方法

可依「定義 → 作法 → 注意事項 → 優缺點」四個層次作答。先說明轉置的目的及範圍，再列出作業流程，接著指出如何維持檔案的真實性、完整性與可理解性，最後從可存取性、資源需求及資訊損失風險評析其利弊。

一、轉置的定義

轉置是將電子檔案由原有的軟硬體或技術環境，移轉至新的技術環境，以避免原環境淘汰後無法讀取或呈現。常見情形包括：

• 將檔案由已不再支援的檔案格式轉換為仍可使用的格式。
• 將檔案及其應用程式、資料庫或相關元件移至新的作業系統或平台。
• 將資料由舊型儲存媒體移轉至新型媒體或儲存系統。

轉置通常會涉及檔案格式、儲存媒體或執行環境的改變；其保存對象不只有檔案內容，也包括理解及呈現檔案所需的中介資料、技術資訊與關聯資料。

二、轉置的作法

1. 盤點與評估 清查檔案格式、數量、保存年限、重要性、使用狀況及所依賴的軟硬體，辨識格式或設備淘汰風險，並決定轉置範圍與時程。

2. 選定目標格式或環境 選擇適合長期保存及後續使用的格式或平台，評估其普及程度、公開規格、可讀性、功能支援及保存風險。涉及格式轉換時，應明確記錄採用的格式、轉換工具與版本。

3. 執行轉置 依核定程序進行格式轉換、媒體移轉或系統環境遷移。必要時先以少量檔案試轉，確認轉置程序可行，再批次處理。

4. 檢核轉置結果 比較轉置前後的內容、結構及呈現結果，確認檔案可開啟、資料完整，且重要特性仍可辨識。可搭配檔案數量核對、校驗碼比對及人工抽查等方式。格式轉換會改變位元內容，因此校驗碼不同不必然代表轉置失敗；應依轉置目的檢核轉換後的內容與重要特性。