109 高普考高考三級 檔案管理 檔案技術服務 考古題詳解

核心觀念

本題考檔案鑑定理論中，如何有系統地判斷檔案是否具有長期保存價值。黑盒子鑑定模式由 Frank Boles 與 Julia Marks Young 提出，目的在把鑑定決策拆解為可辨識、可討論的因素，使鑑定者能依據明確標準作判斷，而不是只靠個人直覺。

此模式的「黑盒子」是指將鑑定決策視為一個過程，分析影響決策的各項輸入因素及其結果；核心評鑑分為三個互補面向：

1. 資訊價值（Value of Information）：檔案記錄了什麼資訊、資訊如何產生、內容與功能特性為何、檔案實際或預期的利用情形，以及與其他文書或檔案的關係。
2. 保存成本（Costs of Retention）：評估徵集、整理、保管與修護、儲存及提供利用等成本。
3. 鑑定建議的影響（Implications of the Appraisal Recommendations）：衡量鑑定決定對機關內部政策與作業，以及與外部機關或團體關係的影響。

解題方法

作答時，先說明黑盒子模式的目的與架構，再以「評鑑重點」對照謝倫伯格的雙重鑑定論。對照時要抓住核心差異：黑盒子模式把資訊價值、保存成本及鑑定決定的影響納入整體判斷；雙重鑑定論則著重檔案的兩種價值。

謝倫伯格的雙重鑑定論將檔案價值區分為：

核心觀念與法源

以命題當年（民國 109 年）法規為準。依《檔案法》第 7 條，檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理及安全維護；同法第 8 條要求機關依檔案中央主管機關規定的分類系統及編目規則，辦理分類編案並編製目錄。

《檔案法施行細則》第 6 條定義：

• 立案：就檔案的性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
• 編目：就檔案的內容及形式特徵，依《檔案編目規範》著錄整理，製成檔案目錄。

因此，立案是先將檔案依業務性質與內容組織成適當案卷，編目則是把案件及案卷的內容、形式特徵轉化為可查詢的目錄資料。主要依據為《檔案分類編案規範》、《檔案編目規範》及《機關檔案管理作業手冊》第 8、9 章。

解題方法：依「立案 → 編目」作答

本題問「應如何進行」，宜依作業先後說明：先完成分類與編案、編訂檔號，再依規範著錄目錄、定期送交備查。這樣能交代立案和編目的定義，也能呈現從檔案整理到目錄建置的完整流程。

一、檔案立案

1. 依機關業務建立分類表

機關應依組織或業務性質，妥適區分分類層級，訂定機關檔案分類表並定期檢討修正；分類層級以不逾五級為原則。分類表可與檔案保存年限區分表結合編訂。

分類時，以檔案分類表為依據，按檔案性質及內容分入適當類目；有專屬類目時應優先歸入。涉及二類以上者，依常用、重要、具體等特性，歸入最切合的類目或主要事由所屬類目，並以資訊系統註記相關分類號，或於相關類目放置分存單、原件影本。同一案卷內的檔案應分入同一類目；發現分類號錯誤，應查明更正。

2. 依案情編案、建立案名

分類後，依檔案案情建立簡要案名，並依下列原則處理：

• 重要案件以一事一案為原則。
• 案名應涵蓋檔案既有內容及未來發展。
• 性質相同的檔案，併於同一案名處理。
• 同一分類號案件過多時，可依立案先後、檔案性質、地域或產生機關等原則區分，並依序編列案次號。
• 案名不同但彼此相關的案卷，應在資訊系統註記相關案名，或於案卷內放置分存單、原件影本。

編案依據是檔案的性質、案情及所涉主題、地域、機關或時間等；不能只因文別或機密等級不同，就逕自拆成不同案件。

3. 編訂檔號與整理案卷

立案時應編訂檔號，依序包括：

年度號代表案件起始年份；分類號代表分類表中的類目；案次號區分同一分類號下不同案件；卷次號區分同一案次下不同卷；目次號區分同一卷內不同案件。案件歸入案卷後，依文件產生日期先後排列，並依序賦予目次號。

核心觀念

本題考查兩種以 XML 編碼的檔案描述標準，以及它們各自描述的對象與內容結構：

• EAD（Encoded Archival Description，編碼檔案描述）：用來編碼檔案館藏及其層級描述的標準。它呈現檔案全宗、系列、案卷、件等層級之間的關係，並提供檢索與瀏覽所需的描述資訊。
• EAC-CPF（Encoded Archival Context—Corporate Bodies, Persons, and Families，編碼檔案脈絡—團體、個人與家族）：用來編碼與檔案相關之團體、個人及家族的背景資訊與關係。CPF 即 Corporate Bodies, Persons, and Families 的縮寫。

兩者的分工可概括為：**EAD 描述檔案及其組織層級；EAC-CPF 描述形成、保管或與檔案相關的行動主體及其脈絡。**兩者可透過名稱與關係資訊互相連結。

解題方法：先辨識描述對象，再說明結構

作答時先區分「描述檔案」與「描述行動主體」，再分別列出主要 XML 元素及其功能。結構題不必逐一列舉所有子元素，但應涵蓋根元素、描述主體、層級組織及關係資訊。

一、EAD 的內容結構

EAD 的典型結構可分為下列部分：

1. ead：根元素 包住整份 EAD 文件。

2. eadheader：文件標頭 記載 EAD 文件本身的控制資訊，例如文件識別、標題、建立或修訂資料、編碼與維護資訊。這部分描述的是編碼文件的管理資訊，不等同於館藏內容描述。

3. archdesc：檔案描述主體 記載館藏或全宗的核心描述資訊，通常包括：

• did（Descriptive Identification）：識別與概述資訊，例如標題、日期、數量、語文、保存地點及檔案形成者。
• 背景與內容資訊：例如形成者的沿革、檔案的行政或傳記背景、範圍與內容、整理方式、利用限制及相關資料。
• dsc（Description of Subordinate Components）：描述下層檔案單位，並以 c 等組件元素呈現由全宗、系列、案卷至件的層級結構。各層描述可包含識別資訊、日期、內容摘要與利用限制等。

EAD 的重點在於以階層方式描述館藏，使使用者能從較高層級逐步找到所需的檔案單位。

二、EAC-CPF 的內容結構

核心觀念

本題考查兩種檔案分析取徑的差異，以及職能分析如何支援檔案鑑定、編排與描述。職能分析（functional analysis）以機關或組織的職能、活動及其脈絡為分析中心；主題分析則以檔案記載的主題、人物、地名或事項為分析中心。

• 職能分析：辨識機關或組織為履行任務而執行哪些職能與活動、各項職能的重要性，以及哪些單位或人員參與其執行；再將這些資訊與相關檔案連結。分析重點是「誰為了什麼目的、執行什麼活動而形成檔案」。
• 主題分析：分析檔案內容涉及哪些主題、人物、地名或事項，並以主題詞、索引或分類等方式呈現，方便使用者依研究興趣檢索。分析重點是「檔案談到什麼」。

兩者都能幫助理解與查找檔案，但回答的問題不同：職能分析著重形成檔案的業務脈絡，主題分析著重檔案記載的內容。職能分析不能取代主題分析，主題分析也不能單獨說明檔案形成的脈絡。

解題方法

依題目分成兩部分作答：

1. 先以分析對象、目的及所回答的問題，對照職能分析與主題分析。
2. 再依檔案工作流程說明職能分析的作用：先掌握職能脈絡，據以評估檔案價值；並將職能資訊用於檔案的編排及描述。

職能分析與檔案鑑定的關係

職能分析提供鑑定所需的脈絡依據。鑑定時，檔案人員先辨識機關的重要職能與活動，了解其法定任務、運作方式、對內外的影響，以及相關決策和責任如何形成，再判斷哪些檔案最能證明職能的執行、呈現重要活動，或具長期行政、法律、財務、歷史及研究價值。

因此，鑑定不只看單件檔案記載的主題或表面內容，也要考察檔案形成的職能、活動、責任關係與其他相關紀錄。職能分析可協助找出重要職能的紀錄缺口，並支持一致、有系統的保存取捨；但它是鑑定的分析方法之一，不能取代對檔案內容、證據性、資訊價值、數量、狀況及保存成本等因素的整體評估。

職能分析與檔案編排的關係